Dalam berbagai bidang industri yang terkenal saat ini, ISO 9001:2015 sudah dikenal dan merupakan salah satu pedoman standar dalam menerapkan implementasi sistem manajemen mutu. ISO 9001:2015 adalah salah satu standar internasional yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran mutu serta pencapaiannya. Standar ISO 9001:2015 ini memiliki 10 persyaratan atau pasal yang perlu dipenuhi agar setiap organisasi layak mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Namun, ketika kita mendengar kata “sertifikat,” terkadang ada bagian atau organisasi yang menganggap itu hanya sekedar memenuhi persyaratan untuk mendapatkan sertifikat. Dengan adanya sertifikat, dapat membuktikan bahwa organisasi sudah memiliki sistem manajemen mutu yang sangat baik. Pemikiran tersebut membuat kita menjadi terbiasa bahwa untuk menjadi yang terbaik cukup dengan membuktikan dengan adanya sertifikat, padahal sistem berjalan baik ketika akan ada audit saja. Sisanya, ya sudah, yang penting organisasi jalan terus dan menarik perhatian pelanggan tanpa melihat sistem internal kita. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam sistem manajemen mutu.
PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, banyak membahas berbagai aspek, mulai dari perencanaan, pengendalian, pengukuran, hingga perbaikan. Aspek-aspek ini merupakan bentuk dari PDCA (Plan, Do, Check, Action). Standar ini dirancang untuk membantu organisasi menciptakan sistem manajemen mutu yang lebih efektif, efisien, dan responsif terhadap perubahan dalam era ini. Jadi, tidak hanya sekedar mendapatkan sertifikat dan bukti dokumen.
Salah satu bentuk PDCA yang pertama adalah plan atau aspek perencanaan. Perencanaan merupakan hal penting pertama dalam menjalankan sistem manajemen mutu untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Karena jika kita gagal dalam merencanakan, sama saja kita merencanakan untuk gagal.
Baca juga: Perlunya Identifikasi Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan ISO 9001
Pasal 6 dalam Sistem Manajemen Mutu di ISO 9001:2015
Terdapat aspek perencanaan dalam ISO 9001:2015, yaitu pada pasal 6. Pasal 6 ini membahas perencanaan dalam Sistem Manajemen Mutu di ISO 9001:2015. Perencanaan itu sendiri terdiri dari:
1. Pasal 6.1, terkait perencanaan terhadap risiko dan peluang
Mengapa risiko dan peluang perlu direncanakan? Dalam standar ISO 9001:2015, perencanaan risiko dan peluang ini didasarkan pada identifikasi risiko dan peluang yang terkait dengan proses bisnis organisasi. Identifikasi ini diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan adanya kendala dalam suatu proses yang dapat mengakibatkan gangguan pada sistem, atau kemungkinan adanya peluang yang dapat mempercepat pencapaian tujuan organisasi tersebut. Sehingga, maksud dan tujuan dari Pasal 6.1 ini adalah:
memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan,
meningkatkan pengaruh yang diinginkan dalam suatu sistem,
mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan sehingga dapat lebih mudah mencapai tujuannya,
adanya peningkatan dari organisasi.
Dalam mencapai tujuan tersebut, organisasi dituntut untuk menciptakan program kerja untuk:
membuat rencana tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang,
bagaimana mengintegrasikan dan menerapkan tindakan pada proses sistem manajemen mutu,
evaluasi efektivitas dari tindakan tersebut.
2. Pasal 6.2, terkait perencanaan dalam mencapai sasaran mutu
Tidak hanya dalam merencanakan tindakan terhadap risiko dan peluang saja, organisasi juga memiliki target atau sasaran mutu. Sasaran mutu merupakan target mutu yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam waktu yang diinginkan. Sasaran mutu juga harus konsisten dengan kebijakan mutu, terukur, relevan dengan kesesuaian produk untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Tidak hanya itu, sasaran mutu itu sendiri perlu dikontrol dan dikomunikasikan. Komunikasi juga sangat penting, agar semua bagian dalam organisasi tidak hanya bekerja berdasarkan SOP saja, tetapi juga dapat berperan aktif dalam mencapai sasaran mutu.
Sehingga, dalam mencapai sasaran mutu yang diinginkan, organisasi memerlukan program kerja untuk mencapai sasaran tersebut. Poin-poin dalam program kerja itu dapat terdiri dari:
aktivitas yang perlu dikerjakan,
sumber daya yang diperlukan,
siapa penanggung jawab dari aktivitas tersebut,
due Date pencapaian sasaran mutu,
bagaimana proses evaluasi untuk sasaran mutu.
3. Pasal 6.3, terkait perencanaan perubahan dalam organisasi
Perencanaan perubahan organisasi yang dimaksud adalah ketika organisasi membutuhkan perubahan Sistem Manajemen Mutu dalam organisasi sehingga perlu adanya perencanaan terhadap hal tersebut. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan juga seperti sasaran mutu, dampak ketika terjadi perubahan sistem, sumber daya yang dibutuhkan, sampai ke alokasi penanggung jawab untuk memonitor rencana perubahan tersebut.
Sehingga, dapat dikatakan program kerja yang dibuat untuk merencanakan perubahan ini mirip seperti program kerja terhadap risiko, peluang, dan sasaran mutu. Jadi, sebenarnya ada tiga program kerja dalam standar ISO 9001:2015 ini. Masing-masing pasal memiliki ketentuan yang tidak hanya perlu dipenuhi agar mendapatkan sertifikat, tetapi juga memiliki maksud dan tujuan tertentu dalam menjalankan pasal tersebut untuk memiliki sistem manajemen mutu yang lebih baik.
***
Ada pertanyaan seputar implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, persiapan sertifikasi, persiapan surveillance, persiapan renewal ISO 9001:2015, atau ingin memerluas scope ISO 9001:2015? Bingung menerapkan ISO 9001 harus mulai dari mana? Langsung hubungi Marketing Sentral Sistem Consulting di sini:
WA/Telp: 0821-2121-9252 (Marketing) | Email: marketing@sentralsistem.com
Instagram: @sentral.sistem | LinkedIn: Sentral Sistem Consulting | Facebook: Sentral Sistem Consulting