4 Hal Penting Agar Sistem Berjalan dengan Konsisten

25 Jul 2018   Strategi Bisnis Perusahaan
Penulis : Ronald Rumajar   dilihat 174 kali

 

Semua orang pasti sangat setuju bahwa sangat penting untuk melaksanakan pekerjaan dengan sistematis dan semua orang didalam perusahaan dapat menjalankan sistem yang berlaku. Namun banyak perusahaan mengeluh bahwa karyawan tidak konsisten dalam melakukan sistem yang berlaku.

Hal ini dapat terjadi karena kebanyakan orang menganggap sistem itu adalah sesuatu yang merepotkan, menambah beban kerja, kaku / tidak bebas berinovasi, hanya teori saja, dll. Padahal seharusnya sistem adalah arahan baku yang disusun untuk membantu seseorang dalam menjalankan suatu pekerjaan agar mencapai tujuan yang diinginkan dengan tanpa kesalahan atau dengan kesalemupahan yang minimal”.

Dalam perjalanan sentral sistem melakukan perbaikan sistem suatu perusahaan, sebagian besar perusahaan membuat sistem itu menjadi sangat merepotkan, tidak fleksible, menyulitkan dalam pelaksanaannya, tidak praktis. Hal ini menyebabkan banyak orang yang akan melakukan pekerjaan secara sistematis menjadi kesulitan mengikuti sistem yang ada. Sehingga banyak terjadi inkonsistensi pelaksanaan sistem. Yang mana hal ini sangat merugikan bagi perusahaan dan sangat tidak diharapkan.

 

Ada 4 hal penting yang harus dilakukan agar inkonsistensi ini tidak terjadi:

Pertama, penyamaan persepsi tentang tujuan dari pembuatan sistem dengan pelaksanaan transfer knowledge. Tujuan yang dimaksud tentunya harus dikaitkan dengan output, menjadikan pekerjaan kita menjadi lebih efisien, mengurangi kesalahan. Misalnya: tujuan dari penerapan sistem diproses penjualan adalah tercapainya sales target, hit rate/win rate, new customer, mendapatkan Customer yang baik untuk menghindari kredit macet. Jadi tujuan dari sistem penjualan adalah hasilnya seperti yang dijabarkan diatas bukan sekedar membuat sistem penjualan sebagai pedoman untuk bekerja, atau untuk mendapatkan sertifikat.

Inkonsistensi dapat terjadi dikarenakan pemahaman seseorang terhadap tujuan dari sistem, sehingga personal kurang memiliki motivasi atau merasa sistem itu malah membatasi ruang gerak. Sangat penting untuk melakukan penyamaan persepsiyang difokuskan pada tujuan dari pembuatan sistem, untuk membuat kita bekerja dengan lebih efisien, dan mengurangi kesalahan, bukan membuat kita menjadi lebih susah. Saya pernah mengalami kasus seperti ini, dimana pada saat kita sudah membuat sistem dan melakukan sosialisasi kepada pelaksana sistem agar melakukan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, namun pelaksana tetap tidak melakukan seperti apa yang diinginkan sistem. Hal ini dikarenakan adanya perbedaan pandangan mengenai tujuan dari sistem. Pelaksana hanya merasa disuruh menjalankan sistem tanpa mengetahui maksudnya. JADI POINT PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN ADALAH  transfer knowledge yang baik mengenai penyamaan tujuan sistem, alasan dibuatnya sistem

Kedua, ”mengikut sertakan orang yang akan melaksanakan sistem pada saat pembuatan/ membangun sebuah sistem untuk memunculkan rasa memiliki”. jika terjadi inkonsistensi sistem maka kesalahan terbesar bukan dikarenakan manusianya tidak mau melakukan sesuai dengan apa yang sistem inginkan. Tetapi karena sistem yang dibuat sangat merepotkan dan tidak menarik untuk dikerjakan. Sehingga untuk mengatasi hal ini kita harus melakukan perbaikan terhadap sistemnya. Sistem harus dibuat untuk mempermudah orang bekerja dalam mencapai tujuannya namun harus juga meminimalisir kesalahan. Kesalahan terbesar pembuatan sistem adalah pada saat pembuatan sistem itu sendiri. Pada saat membuat sistem, orang yang akan melaksanakan sistem tidak ikut serta dalam pembuatannya, sehingga sipelaksana tidak dapat memberikan masukan atau inputan bagaimana cara mempermudah sipelaksana bekerja dan apa saja kesulitan maupun resiko-resiko pada saat pelaksanaan pekerjaan. Point terpenting adalah bagaimana membuat sistem mengikutsertakan orang yang akan melakukan sistem itu sendiri, sehingga menimbulkan rasa kesadaran bahwa sistem ini milik saya, saya yang membuatnya dan saya akan melakukan seperti apa yang saya buat.

Ketiga, perubahan mind set terkait perubahan kebiasaaan/ budaya kerja, perubahan sistem akan sangat terkait dengan perubahan kebiasaan. Salah satu tantangan terberat dalam penerapan suatu sistem adalah merubah kebiasaan yang sudah dilakukan ”mungkin” bertahun-tahun. Oleh karena itu merubah sistem harus pula disertai dengan perubahan pola pikir. Jika pola pikir belum berubah, maka akan terjadi penolakan yang mungkin tidak disadari, dalam bentuk ”sulit, tidak bisa, kita pernah coba namun tidak berhasil, dan penolakan lainnya”. Misalnya perubahan mind set mengenai pembuatan budget operational dalam suatu departement mendapat penolakan dari karyawan yang menyatakan jika operational dibudgetkan akan terjadi pemahaman bahwa operational dibatasi untuk berkreatifitas karena budget terbatas atau jika sisa budget operational masih ada akhirnya karyawan ingin menghabiskan budget tersebut untuk kegiatan yang tidak efektif.

Keempat,”evaluasi dan modifikasi sistem untuk mengatasi perubahan internal dan eksternal perusahaan”. Perubahan adalah suatu yang sangat penting untuk dapat bertahan. Hal ini dikarenakan adanya perubahan kondisi eksternal maupun internal yang sangat cepat terjadi. Begitu pula dengan sistem yang dibuat. Sistem yang dibuat harus dapat berubah mengikuti perkembangan eksternal dan internal perusahaan. Sistem harus selalu dievaluasi dan dilakukan perbaikan atau modifikasi agar sistem dapat menjadi lebih baik dan lebih mudah. Akan sangat aneh apabila sistem suatu perusahaan tidak pernah melakukan perubahan atau modifikasi sistem yang ada sejak sistem itu dibuat, sementara kondisi internal dan eksternal perusahaan bahkan target perusahaan sudah berubah.

Apabila keempat point tersebut selalu dilakukan, maka inkonsistensi pelaksanaan sistem niscaya akan tidak terjadi lagi. Memang butuh waktu dalam melakukan perbaikan dan perubahan. Namun jika tidak dimulai dari sekarang, maka kita akan tertinggal dari kompetitor-kompetitor yang selalu melakukan perbaikan dengan sistematis dan konsisten. Selamat mencoba.

Jadikan Sistem Anda Simple dan Sexy, sehingga orang menjadi tertarik untuk menerapkan Sistem

 

Sentral Sistem Consulting merupakan konsultan strategi manajemen yang fokus pada peningkatan kinerja perusahaanHubungi kami DISINI untuk pelaksanaan Training dan Konsultasi Peningkatan kinerja perusahaan.

Untuk informasi public training dan seminar, klik SCHEDULE 



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Optimize Company Inventory Management System
    Bekasi, 04 Dec 2018
  • Integrated Risk Management for ISO 9001, ISO 14001 & ISO 45001
    Bekasi, 21 Nov 2018
  • Problem Solving and Decision Making
    Jakarta Timur, 13 Nov 2018
  • SENTRAL IMPROVEMENT 2018
    Bekasi, 06 Nov 2018 - 04 Dec 2018
  • Setting Key Performance Indicator (KPI) And Develop Creative Action Plan To Achieve Your Target
    Bekasi, 06 Nov 2018