Ketahui 8 Prinsip Menyusun Sistem Informasi Perusahaan yang Terdokumentasi

25 Sep 2016   Lingkungan
Penulis : Cahyadi   dilihat 860 kali

Beberapa orang menganggap bahwa menyusun sistem artinya menyusun prosedur, instruksi kerja, form, check sheet dan lain-lain. Pola pikir seperti ini seringkali berdampak pada pemahaman bahwa sistem informasi perusahaan identik dengan dokumen sehingga orang menjadi fokus pada pembuatan dokumen. Padahal dokumen merupakan salah satu bagian saja dari suatu sistem.

Mengutip klausul 7.5 ISO 14001 versi 2015 tentang Documented Information, disebutkan bahwa luasnya informasi yang terdokumentasi untuk sistem manajemen lingkungan dapat berbeda dari satu organisasi dengan lainnya. Hal ini tergantung pada ukuran dari organisasi dan jenis aktivitas, proses, produk dan jasa, kebutuhan untuk mendemonstrasikan kewajiban kepatuhan, kompleksitas dari proses dan interaksinya, kompetensi dari orang-orang yang bekerja dibawah kendali organisasi.

Kembali kepada tujuan utama sebuah dokumen adalah untuk menjadi acuan atau arahan baku agar pekerjaan lebih efektif dan efisien, bukan untuk mempersulit sebuat sistem informasi dalam perusahaan.

Berikut ini terdapat 8 Prinsip dalam menyusun sistem informasi perusahaan yang terdokumentasi yang perlu diketahui oleh Manajemen.

1. Efektif dan Efisien
Sistem informasi yang distandarkan harus merupakan arahan baku yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas, jadi jika pada pelaksanaan pekerjaan dirasa sistem tersebut menyulitkan (tidak efektif dan efisien) maka sistem tersebut harus diubah agar sistem bisa berjalan dengan efektif dan efisien

2. Mudah dan Jelas
Sistem informasi yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua karyawan bahkan dapat digunakan dengan mudah oleh orang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya.

3. Selaras
Sistem informasi yang distandarkan harus selaras dengan sistem pada proses lain yang terkait. Dengan kata lain dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya.

4. Terukur
Hasil keluaran dari sistem informasi terdokumentasi yang distandarkan mengandung standar kualitas tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Dinamis
Sistem informasi yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi perusahaan.

6. Fokus Pada Pihak yang berkepentingan
Sistem informasi yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan (needs of interested parties) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada seluruh pihak yang berkepentingan

7. Kepatuhan hukum
Sistem informasi yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan perusahaan yang berlaku.

8. Pengesahan
Sistem informasi yang distandarkan harus ditetapkan oleh manajemen sebagai sebuah produk hukum yang ditaati.

Keberhasilan penyusunan sistem informasi terdokumentasi memerlukan peran dari manajemen yang memiliki komitmen yang kuat terhadap organisasi, berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan perubahan. Manajemen merupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang akan menjadi anutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya.



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Training Awareness & Workshop ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting Desember 2017
    Bekasi, 19 Dec 2017 - 20 Dec 2017
  • Seminar How To Make Your System Simple and Sexy
    Bekasi, 12 Dec 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 18 Oct 2017 - 19 Oct 2017
  • Training IATF 16949:2016 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 27 Sep 2017 - 28 Sep 2017
  • Seminar Manajemen Risikio dalam ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting
    Bekasi, 26 Sep 2017