Cara Mudah dan Asyik memahami pasal 8 (operation) dalam ISO 9001 : 2015

10 Feb 2020   Kabar Sentral Sistem
Penulis : Imanuel Iman   dilihat 185 kali

Pernahkah anda merasa kesulitan dalam memahami pasal yang ada pada ISO 9001 ? Anda mencoba memahami interpretasi kalimat yang ada pada ISO 9001, tapi masih kurang bisa memahami makna atau maksud dari pasal tersebut. Anda juga mungkin pernah berdebat mengenai interpretasi pasal yang ada di ISO 9001, berdebat seperti para ahli hukum yang menerjemahkan arti dari suatu undang-undang dari perspektif yang berbeda.

 

Menurut kami, dalam belajar mengenai ISO 9001, sebaiknya kita tidak belajar menginterpretasikan persyaratan, tapi kita belajar memahami konsep dan makna dari persyaratan. Dengan cara ini, kita akan bisa belajar ISO 9001 dengan lebih mudah dan asyik.

 

Sebagai contoh, kita membahas pasal 8.2. Requirements for products and services. Kami membahas pasal ini dengan metode konsep dan makna atau manfaat dari pasal tersebut.

Pasal 8.2. adalah pasal yang terkait dengan penjualan.

  • 2.1. Terkait dengan komunikasi dengan pelanggan. Untuk bisa menghasilkan penjualan, tentunya perusahaan harus memiliki sistem komunikasi yang baik dengan pelanggan.
  • 2.2. Identifikasi keinginan pelanggan. Bayangkan kalau kita salah mengidentifikasi keingingan pelanggan, tentunya kita juga akan salah produksi, salah menyerahkan produk/ jasa, akibatnya Pelanggan akan kecewa.
  • 2.3. Review kemampuan. Perusahaan itu tidak boleh PHP (Pemberi Harapan Palsu). Kalau kita tidak mampu, bilang tidak mampu, jangan PHP, bilang bisa karena takut kehilangan order. Kalau ini dilakukan, kita mungkin bisa mendapatkan order, tapi karena tidak mampu, akhirnya pelanggan kecewa, dan tidak mau lagi berbisnis dengan perusahaan.

 

Berikut ini adalah cara mudah dan asyik dalam memahami pasal 8 (operation) pada ISO 9001.

 

Pasal 8 (operation) adalah proses pengolahan permintaan Pelanggan, dimulai dari mengolah permintaan , proses pengerjaan, sampai pengiriman produk atau pelaksanaan jasa. Pasal 8 dalam ISO 9001 : 2015 terdiri dari 7 anak pasal diantaranya :

 

8.1. Operational planning and control

Banyak yang masih bingung dengan maksud dari pasal ini. Oleh karena itu kami mencoba menjelaskan secara konsep, untuk lebih mudah memahami maksud dari pasal ini. Maksud dalam pasal ini adalah PERSIAPAN atau PERENCANAAN untuk menghasilkan produk atau jasa. Untuk bisa menjalankan proses operasi dengan baik, perusahaan harus menyiapkan semua perangkat yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Perangkat yang harus disiapkan bisa di singkat dengan istilah 4M-1L (Manusia, Mesin, Metode, Material, Lingkungan).

  • M pertama : Manusia. Perusahaan harus menyiapkan sumber daya manusia yang kompeten. Bayangkan kalau kita menyuruh orang yang tidak kompeten untuk mengerjakan produk atau jasa, apa akibatnya ? bisa berantakan semua tuh.
  • M kedua : Metode. Perusahaan harus menyiapkan metode yang baik untuk menghasilkan produk atau jasa yang baik. Kalau kita mau bikin restoran dengan kualitas yang enak dan konsisten, tentunya kita perlu standard resep, dan cara masak yang benar. Standard resep dan cara masak adalah metode. Kalau dijasa, misalnya cara menerima tamu, cara menangani pelanggan yang complain, dll.
  • M ketiga : material. Kalau ingin hasilnya bagus, tentunya kita pun harus menyiapkan material yang baik, mendapatkan supplier yang bisa memberikan material dengan kualitas konsisten baik.
  • M ke 4 : Mesin/ Infrastruktur. Untuk bisa menghasilkan produk atau jasa yang baik, tentunya Perusahaan juga perlu memiliki Mesin/ Infrastruktur yang baik.
  • L : Lingkungan. Jika manusia, metode, material, mesin sudah baik, tapi lingkungan kerja tidak baik, maka produk atau jasa juga akan menjadi tidak baik. Misalnya : kalau restoran tidak dijaga kebersihannya, maka pelanggan bisa menjadi sakit perut. Jika proses pengecatan areanya berdebu, maka debu akan menempel mengakibatkan hasil pengecatan menjadi jelek. Jika ruang rumah sakit tidak steril, maka pasien akan infeksi,

 

Jadi pasal 8.1. terkait dengan persiapan perangkat 4M-1L yang harus dilakukan oleh Perusahaan supaya proses produksi/ jasa dapat berjalan lancar dan menghasilkan produk yang baik, yang dapat memuaskan pelanggan.

 

Perusahaan juga harus memastikan bahwa perangkat 4M-IL kita sudah siap, sebelum proses produksi atau jasa dilakukan.

 

8.2. Requirements for products and services (persyaratan untuk produk dan jasa)

Penjelasan konsep pasal 8.2.1. s/d 8.2.3 sudah dijelaskan diatas.

Ada satu tambahan lagi, terkait dengan perubahan produk/ jasa (8.2.4). Jika ada perubahan produk/ jasa, kita harus pastikan amandemen terhadap perubahan ini sudah dilakukan.

 

8.3 Design and development of products and services

Maksud dari pasal ini adalah bagaimana kita merancang produk atau jasa yang bisa memuaskan pelanggan. Secara garis besar, dalam melakukan perancangan produk dan jasa diperlukan tahapan-tahapan sebagai berikut :

  • Perusahaan tentunya perlu memiliki jadual detil untuk perencanaan design
  • Sebelum merancang produk atau jasa, Perusahaan perlu memahami produk atau jasa yang dibutuhkan pelanggan --> Dalam Bahasa ISO 9001 disebut design input
  • Kemudian kita membuat rancangan produk atau jasa
  • Kita juga perlu melakukan review apakah rancangan produk atau jasa sudah sesuai dengan design input yang diawal kita telah lakukan --> Bahasa ISO 9001: design review
  • Lalu kita harus memeriksa apakah produk yang dihasilkan sudah sesuai ? --> Bahasa ISO 9001: design verifikasi
  • Kemudian kita juga harus memastikan bahwa produk atau jasa yang kita buat mampu bekerja dan memiliki daya tahan sesuai target daya tahan yang kita telah tetapkan. Jangan sampai produk baru dipakai sebentar sudah rusak ? --> Bahasa ISO 9001 : design validasi.

 

Pasal 8.4. Control of externally provided processes, products and services

Pasal ini terkait dengan departemen pembelian, dimana perusahaan harus mengatur proses pembelian untuk bisa mendapatkan produk atau jasa yang baik. Jika supplier atau subcont atau pemasok atau apapun namanya tidak bagus, perusahaan akan mendapatkan produk atau jasa yang tidak bagus, akibatnya akan mempengaruhi proses produksi/ jasa perusahaan. Pasal 8.4. ini mengatur :

  • Perusahaan harus menjamin bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh pihak eskternal memenuhi standard yang telah ditetapkan (8.4.1)
  • Melakukan kontrol terhadap pihak eksternal (8.4.2)
  • Memberikan informasi yang lengkap ke pihak eksternal, semua persyaratan yang harus diikuti oleh pihak eksternal (8.4.3)

 

8.5. Production and service provision

Inti dari pasal ini adalah proses pengerjaan produk atau jasa.

  • Perusahaan harus memastikan bahwa pengerjaan produk atau jasa berjalan sesuai standard yang telah ditetapkan (8.5.1)
  • Perusahaan harus memiliki sistem telusur. Tujuannya untuk bisa melakukan telusur ketika terjadi masalah. Yang mengerjakan siapa ? dikerjakan di mesin yang mana ? (8.5.2)
  • Barang milik pelanggan dan pihak eksternal yang ada di perusahaan, harus dijaga supaya tidak rusak/ hilang (8.5.3)
  • Produk atau jasa yang sudah selesai, harus dijaga kualitasnya sampai diterima oleh pelanggan (8.5.4)
  • Jika lingkup bisnis perusahaan termasuk pekerjaan pasca pengiriman, misalnya ada pasal garansi setelah pengerjaan, atau setelah barang diterima, maka perusahaan harus memiliki sistem untuk penanganan pasca pengiriman (8.5.5)
  • Dan terakhir, jika ada perubahan, maka perusahaan harus memastikan produk setelah perubahan kualitasnya tetap terjaga. Perusahaan juga perlu melakukan pencatatan kapan perubahan mulai berlaku, sehingga bisa dilakukan telusur jika ada masalah (8.5.6)

 

8.6.  Release of products and services

Bahasa sederhananya adalah pengecekan kualitas (quality control). Perusahaan harus melakukan kontrol untuk memastikan produk/ jasa sudah sesuai standard. Tujuannya supaya produk/ jasa yang tidak sesuai bisa terdeteksi, tidak dikirim atau diterima oleh pelanggan.

 

8.7. Control of nonconforming ouputs

Pasal ini mengatur tata cara pengendalian produk yang tidak sesuai. Produk atau jasa yang tidak sesuai harus terindentifikasi supaya tidak tercampur, tidak disalahgunakan.

Bahkan jika produk atau jasa yang tidak sesuai sudah terkirim ke pelanggan, Perusahaan harus segera menginformasikan dan mengambil tindakan yang sesuai.

 

Jadi, jangan belajar ISO 9001 secara intepretasi, tapi pahami konsep dan manfaatnya. Dengan cara ini, Perusahaan Anda akan merasa ISO 9001 itu mudah dan asyik. Ketika perusahaan sudah merasa bahwa ISO 9001 mudah dan asyik, tentunya penerapan ISO 9001-nya juga akan menjadi lebih optimal.

 

Ayo, Jadikan ISO 9001 Anda mudah dan Asyik.



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article

What do you think? Leave your comment here...

  • Public Training Sistem Informasi Pelaporan Elektronik Lingkungan Hidup (SIMPEL)
    Cikarang, 23 Mar 2020 - 24 Mar 2020
  • Public Training Train The Trainer BNSP
    Kota Bekasi, 17 Mar 2020 - 19 Mar 2020
  • Core Tools Training (With New FMEA, SPC, MSA, APQP - PPAP)
    Cikarang, 24 Feb 2020 - 28 Feb 2020
  • Calibration All Package
    Kota Bekasi, 17 Feb 2020 - 21 Feb 2020
  • Awareness of Health & Safety Management System ISO 45001:2018 dan Internal Audit
    Cikarang, 11 Feb 2020 - 13 Feb 2020