Cara Mudah Menetapkan Sasaran Mutu Perusahaan

20 Nov 2016   Manajemen Mutu
Penulis : Hasiholan Simanjuntak   dilihat 4.968 kali

Apa Itu Sasaran Mutu

Sasaran mutu adalah target mutu yang ingin dicapai oleh Perusahaan, yang sesuai dengan harapan Pelanggan.

Meski belum menerapkan ISO 9001, pada umumnya perusahaan sudah memiliki target yang biasa dibuat dalam bentuk target departemen. Misalnya target penjualan, target ketepatan pengiriman, target produksi, target reject, dan lain-lain.

Saat perusahaan ingin menerapkan ISO 9001, di mana dituntut untuk memiliki sasaran mutu, target perusahaan bisa dijadikan sebagai sasaran mutu, sehingga tidak terjadi duplikasi antara sasaran mutu dengan sasaran perusahaan.

Namun perusahaan tetap perlu mengkaji apakah sasaran perusahaan tersebut sudah memenuhi keinginan pelanggan. Misalnya perusahaan sudah memiliki sasaran penjualan, namun belum memiliki sasaran ketepatan waktu, padahal ketepatan waktu merupakan sasaran penting bagi pelanggan. Untuk kasus ini sasaran ketepatan waktu perlu ditambahkan ke dalam sasaran perusahaan.

Untuk bisa mengetahui apa saja sasaran yang sesuai dengan keinginan pelanggan, kita bisa mencoba menempatkan diri sebagai pelanggan. Jika kita adalah pelanggan, apa yang diharapkan? Dari hasil identifikasi ini, kemudian tetapkan sasaran terukur.

Contoh kasus 1: Penyedia jasa jalan tol
Langkah pertama menetapkan sasaran mutu adalah menempatkan diri sebagai pelanggan jalan tol, apa yang diinginkan? Pastinya adalah jalan tidak macet dan mulus. Keinginan pelanggan ini kemudian dijabarkan ke dalam sasaran yang terukur.

Kemacetan jalan tol yang kita kelola banyak terjadi pada antrian gerbang, ukuran tidak macet di gerbang tol adalah panjang antrian, maka panjang antrian di gerbang tol bisa kita jadikan sebagai sasaran terukur. Sedangkan untuk sasaran macet di sepanjang jalan tol, ukuran tidak macet bisa kita terjemahkan ke dalam sasaran terukur yakni minimum kecepatan kendaraan di jalan tol

Untuk sasaran jalanan mulus, kita bisa menempatkan tidak ada jalanan yang berlubang dan kecepatan perbaikan jalan berlubang sebagai sasaran terukur. Misalnya jalanan berlubang paling lambat 1x24 jam sudah diperbaiki. Jalanan bergelombang dan besaran maksimal gelombang yang diijinkan juga bisa menjadi acuan dalam pembuatan sasaran terukur. Besaran maksimal gelombang yang diijinkan kemudian bisa menjadi standar untuk kontraktor pembuat jalan dan juga menjadi standar pengecekan dalam proses pemeliharaan jalan.

Contoh kasus 2: Manufaktur atau pabrik

Apa produk yang dihasilkan? apa fungsi utama dari produk tersebut? Berdasarkan identifikasi fungsi produk, kita bisa menetapkan sasaran mutu perusahaan. Penetapan sasaran mutu disesuaikan dengan harapan pelanggan pada segmentasi yang dituju.

Misal produk kita adalah kasur. Jika kita pelanggan, maka kenyamanan dari kasur tentu saja menjadi pertimbangan penting. Oleh karena itu, kenyamanan bisa menjadi tolak ukur mutu produk. Tugas kita berikutnya adalah menetapkan sasaran terukur mengenai standar kenyamanan.

Penetapan standar ukuran kenyamanan bisa kita lakukan dengan melalui suatu riset kecil ke pelanggan pada segmentasi yang kita tuju. Misalnya kita membuat 5 jenis kasur dengan ukuran kekerasan yang berbeda, kekerasan 4 (sangat lunak), 5 (Agak lunak), 6 (Sedang), 7 (Keras), 8 (sangat keras). Kasur yang paling banyak dipilih adalah kasur yang kemudian menjadi standar ukuran kenyamanan produk kita.

Selain menetapkan sasaran spesifik sesuai keinginan unik pelanggan sesuai jenis produk, kita juga perlu menambahkan sasaran umum yang penting ada pada setiap perusahaan.

  • Sasaran ketepatan waktu pengiriman atau ketepatan waktu pengerjaan
  • Sasaran customer claim
  • Sasaran nilai tingkat kepuasan pelanggan

Setelah kita memastikan bahwa sasaran perusahaan sudah mencakup harapan penting pelanggan, maka kita bisa menjadikan sasaran perusahaan tersebut menjadi sasaran mutu, sehingga tidak terjadi duplikasi sasaran. Cukup ada 1 sasaran perusahaan yang juga kita klaim sebagai sasaran mutu perusahaan.

Dengan sasaran perusahaan dan sasaran mutu yang sama, maka management review juga bisa disatukan dengan meeting pencapaian performa atau business plan meeting perusahaan. Dengan cara ini, ISO 9001 akan berjalan secara natural, tidak dirasakan sebagai beban. Dukungan Manajemen pun akan secara otomatis terbentuk karena Manajemen pastinya akan sangat peduli terhadap sasaran perusahaan.

Tambahan Tips

Untuk memudahkan penyusun sasaran mutu, Perusahaan harus membuat satu acuan dengan Prinsip SMART (Specific, Measurable, Agreed, Reasonable, Time-Bound).

  • Specific: Target yang ditentukan haruslah spesifik. Sebuah target yang spesifik akan lebih fokus dan mudah diukur daripada target yang umum,
  • Measurable: Sasaran harus dapat diukur. Untuk bisa melihat tingkat keberhasilan hasil yang ingin kita capai. Apa yang tidak diukur, tidak dapat dievaluasi. Definisi target terukur juga perlu di tambahkan ketetapan bahwa target harus lebih besar dari pencapaian tahun sebelumnya
  • Agreed: Disepakati bersama. Untuk memastikan personal yang bertanggung jawab telah setuju yakin untuk dapat mencapai target tersebut.
  • Reasonable: Sasaran mutu yang ditetapkan harus masuk akal dan disetujui bersama. Untuk bisa berargumen mengenai target yang reasonable, target harus bisa dicapai oleh sebagian orang. Jika target bisa dicapai oleh semua orang, itu artinya target terlalu rendah. Jika target bisa dicapai oleh sebagian orang, maka kita bisa menggunakan contoh personal yang berhasil untuk mematahkan argument target terlalu tinggi.
  • Time Bound: Sebuah sasaran harus didasarkan dalam jangka waktu atau harus mempunyai batas waktu yang jelas

 

Baca juga:

——

Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Seminar How To Make Your System Simple and Sexy
    Bekasi, 19 Dec 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 18 Oct 2017 - 19 Oct 2017
  • Training IATF 16949:2016 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 27 Sep 2017 - 28 Sep 2017
  • Seminar Manajemen Risikio dalam ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting
    Bekasi, 26 Sep 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 26 Sep 2017 - 27 Oct 2017