Contingency Plan pada IATF 16949:2016

10 Dec 2020   Manajemen Mutu
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting   dilihat 681 kali

Contingency plan adalah suatu tindakan yang sudah dipersiapkan, untuk mengatasi kemungkinan terjadinya kondisi terhentinya produksi pada proses produksi yang terlalu lama. Terhentinya produksi yang terlalu lama bisa berakibat pada gagal kirim ke customer yang pada akhirnya bisa berdampak pada terhentinya produksi di proses produksi customer.

Untuk itu pada IATF 16949:2016 meminta perusahaan harus menetapkan contingency plan yang efektif, tidak hanya sekadar dokumentasi untuk memenuhi persyaratan saja, sehingga bila terdapat hal yang terjadi di luar perkiraan maka tidak menggangu proses yang berada diinternal perusahaan.

Berikut ini adalah tahapan-tahapan dalam menetapkan contingency plan sesuai IATF 16949 versi 2016:

  1. Identifikasi dan Evaluasi Risiko

Perusahaan harus melakukan identifikasi risiko atau potensi masalah yang dapat berpotensi mengakibatkan gagal kirim ke customer, seperti : rusaknya peralatan atau mesin tunggal, bencana alam, kekurangan tenaga kerja, dll. Kemudian perusahaan harus mengevaluasi risiko yang ada, apakah potensi risiko yang telah teridentifikasi mampu dikendalikan oleh sistem yang ada saat ini? Jika tidak, maka perusahaan harus menetapkan contingency plan terkait potensi risiko tersebut.

  1. Tetapkan Contingency Plan

Dalam menetapkan contingency plan harus sesuai dengan risiko dan dampak kepada pelanggan seperti:

  • Terjadi kerusakan pada mesin / alat ukur tunggal atau mesin yang telah full capacity (produksi 24 jam)
    • Identifikasi mesin-mesin apa saja yang merupakan mesin tunggal (harus didaftar semua mesin, tidak bisa dibuat secara global)
    • Susun contingency plan untuk setiap mesin, jangan dibuat secara
      general, karena contingency plan untuk masing-masing mesin bisa berbeda.
  1. Mesin dengan jaminan servis dari supplier, tidak membutuhkan langkah contingency plan yang rumit, cukup memperjelas kontrak jaminan dan lama perbaikan, mencatat no telpon, contact person dari penjamin mesin.
  2. Mesin yang spare-partnya mudah diperoleh di pasar lokal, contingency plannya bisa berupa : Identifikasi supplier yang mempunyai stok spare part termasuk lead time untuk pengadaan spare part. Catat no telepon dan contact person dari supplier tersebut (disarankan untuk mempunyai beberapa alternative supplier yang bisa digunakan.
  3. Mesin-mesin khusus yang spare-partnya sulit diperoleh, atau lead time pengadaan spare-partnya membutuhkan waktu yang lama, contingency plan untuk kasus ini adalah mempunyai stok cadangan spare part.
  4. Bisa pula disusun contingency plan berupa pemindahan produksi ke perusahaan lain. Identifikasi perusahaan lain yang bisa digunakan jika terjadi kondisi darurat. Buat perjanjian dengan perusahaan tersebut untuk bisa saling membantu pada saat kondisi darurat. Perjanjian ini bisa saling menguntungkan kedua belah pihak dan dapat menjadi contingency plan pada masing-masing perusahaan.

Seberapa ketat suatu perusahaan harus menyiapkan contingency plan?

Hal tersebut tergantung pada kebijakan stok ”produk jadi” pada suatu perusahaan. Untuk perusahaan yang hanya mempunyai stok ”produk jadi” 1 hari, maka perusahaan tersebut harus mempunyai suatu contingency plan yang ketat. Sebaliknya, perusahaan dengan kebijakan “stok produk jadi 1 minggu” atau kebijakan “produk siap kirim - 1 minggu sebelum pengiriman”, maka perusahaan tersebut dapat mempunyai suatu contingency plan yang lebih longgar.

  1. Pengujian Secara Periodik
    Apakah contingency plan yang telah kita buat efektif? Untuk melihat efektifitas dari contingency plan yang telah dibuat, perusahaan harus melakukan pengujian secara periodik dengan berbagai cara :
  • Inspeksi kelengkapan dan fungsi fasilitas pendukung, seperti : cek kesiapan pompa-pompa air untuk mengantisipasi banjir, cek kesiapan genset sehingga siap jika terjadi pemadaman listrik yang mendadak, dll.
  • Pelaksanaan Simulasi bila diperlukan, seperti simulasi bila terjadi kondisi kebakaran.
  1. Peninjauan Ulang
    Sistem contingency plan juga perlu direview secara regular, untuk melihat kesesuaian dengan kondisi yang terkini. Bisa saja mesin yang tadinya ada 2 buah dan belum full capacity (belum 24 jam), sekarang telah beroperasi selama 24 jam. Untuk kasus ini perusahaan harus menyusun contingency plan baru untuk proses tersebut.

Catatan:
Pemberitahuan kepada pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan terkait dengan lama waktu penanganan pada setiap situasi yang berdampak pada pelanggan
Validasi ulang proses produksi bila terjadi situasi contingency plan untuk dapat memastikan bahwa produk yang dibuat masih sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.

Baca juga:

——

Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.

 



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • FREE WEBINAR: ADAPTASI STRATEGI KEUANGAN DALAM MASA KRISIS
    , 17 Sep 2021
  • Public Training Sistem Informasi Pelaporan Elektronik Lingkungan Hidup (SIMPEL)
    Cikarang, 28 Jun 2021 - 29 Jun 2021
  • Public Training - Calibration All Package
    Cikarang, 28 Jun 2021 - 02 Jul 2021
  • Virtual Training - Penyusunan Dokumen Lingkungan & Izin Lingkungan
    Jakarta, 11 Jun 2020
  • Virtual Training - Identifikasi Aspek Dampak Lingkungan
    Jakarta, 29 May 2020