Efektivitas Penerapan Sistem

29 Nov 2017   Manajemen Perusahaan
Penulis : Imanuel Iman   dilihat 82 kali

Menerapkan standard, menambah pekerjaan tapi tidak memberikan manfaat ??

Beberapa Perusahaan mengeluhkan bahwa standard yang mereka terapkan hanya menambah pekerjaan tapi tidak memberikan manfaat. Akibatnya standard hanya dianggap merepotkan. Dipenuhi hanya untuk sekedar basa-basi menyenangkan Customer atau auditor atau untuk keperluan sertifikasi.

Jika Perusahaan Anda mengalami hal seperti ini, itu artinya Perusahaan Anda masih kurang tepat dalam menterjemahkan makna dari persyaratan. Perusahaan Anda hanya sekedar memahami apa yang harus diterapkan tanpa memahami makna atau alasan (“reason behind”) dari peryaratan tersebut. Misalnya : Anda memahami peraturan naik motor harus pakai helm, tapi sebenarnya Anda tidak menjiwai makna dari peraturan tersebut. Akibatnya Anda hanya menggunakan helm ketika ada polisi, atau bahkan Anda membonceng Anak tanpa mengenakan helm pada anak Anda, tapi Anda dan Istri Anda menggunakan helm :(

Untuk bisa mendapat manfaat dari peryaratan yang Anda adopsi, untuk tidak membuang energi Perusahaan Anda untuk menerapkan sesuatu yang tidak ada manfaatnya, Anda harus belajar memahami makna, alasan (reason behind) dibalik persyaratan tersebut. Dengan menyadari alasan dibuatnya suatu peryaratan, Pola Pikir Anda akan tergerak untuk menyetujui pentingnya persyaratan  tersebut dan mencoba menerapkan persyaratan sesuai makna keberadaan pasal tersebut. Pada akhirnya Anda akan merasa rugi jika Anda menjalankan persyaratan tanpa dapat menarik manfaat dari persyaratan tersebut.

Sebagai contoh :

  • Persyaratan Sasaran Mutu, Sasaran Lingkungan, Sasaran K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Makna dari persyaratan ini adalah perusahaan harus memiliki target, sebagai acuan tujuan perusahaan. Tuntutan perusahaan harus memiliki target adalah tuntutan yang sudah biasa kita pahami, bukan suatu tuntutan baru ! Hanya saja mungkin istilahnya berbeda. Beberapa Perusahaan menyatakannya sebagai target bisnis plan, atau target departemen, atau istilah lainnya. Jika maknanya sama, kenapa kita harus membuat sasaran secara terpisah ? sasaran bisnis plan, sasaran mutu, sasaran lingkungan, sasaran K3. Kenapa kita tidak satukan saja ? Lihat saja sasaran bisnis plan perusahaan. Cek apakah sudah lengkap meliputi sasaran mutu, lingkungan, dan K3. Jika belum tambahkan, sehingga menjadi sasaran perusahaan yang lebih lengkap !
  • Persyaratan Management Review dalam ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 45001. Makna dari persyaratan ini adalah mereview kinerja. Aktifitas ini adalah aktifitas yang sudah biasa dilakukan oleh perusahaan, “Mereview kinerja perusahaan”, hanya saja terkadang kita menamainya dengan istilah yang berbeda, misalnya meeting bisnis plan, meeting koordinasi departemen, dll. Jika kita memahami makna dari persyaratan tersebut, lalu kenapa kita harus melakukannya secara terpisah ? Kenapa Manajemen Review yang biasa kita lakukan tidak kita akui saja sebagai manajemen review ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ? sehingga tidak perlu ada duplikasi meeting. Yang perlu kita lakukan hanyalah menambahkan item pada manajemen review yang biasa perusahaan lakukan dengan item yang di tuntut dari ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.  
  • Perusahaan harus memiliki prosedur untuk mengendalikan mutu, lingkungan, K3. Makna harus memiliki prosedur tentunya supaya bisa menjadi pedoman untuk orang bisa bekerja dengan tanpa kesalahan, sehingga standard perusahaan terjaga, walaupun orangnya berganti-ganti. Perusahaan yang baik, tentunya tidak ingin berkembang hanya karena 1 orang mandor yang baik. Perusahaan yang baik harus berkembang karena fondasi sistem yang baik, sehingga siapapun orangnya akan menghasilkan output yang baik. Ada atau tidak adanya ISO 9001, perusahaan tetap harus memiliki standard operational. Lalu apa bedanya persyaratan perusahaan harus memiliki prosedur untuk mengendalikan operational dengan persyaratan ISO 9001. Jika tidak ada bedanya, lalu kenapa harus ada 2 prosedur di dalam perusahaan ? prosedur ISO 9001 dan prosedur non ISO 9001 ?

Oleh karena itu, untuk Perusahaan dapat menerapkan suatu persyaratan dengan memberikan hasil, Perusahaan harus belajar memahami makna, alasan (reason behind), adanya persyaratan tersebut. Pelajari maknanya dan tarik manfaat yang bisa didapatkan. Dengan cara ini, Perusahaan ataupun karyawan akan melihat Sistem sebagai sesuatu yang bermanfaat, sesuatu menyenangkan, sesuatu yang simple and sexy. Ketika hal tersebut terjadi, Anda tidak perlu report-report teriak tidak ada komitmen untuk penerapan sistem :)

 

——

Untuk mengetahui efektifitas penerapan sistem di perusahaan anda, ikuti Seminar "How To Make Your System Simple & Sexy" dari Sentral Sistem Consulting. Klik untuk mendaftar sekarang!Hubungi kami di sini atau For More Information Please Contact Novi & Ayu (0821-1133-2010) info@sentralsistem.com Tlp : (021) 29067201-3 Fax : (021) 29067204



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Seminar How To Make Your System Simple and Sexy
    Bekasi, 19 Dec 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 18 Oct 2017 - 19 Oct 2017
  • Training IATF 16949:2016 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 27 Sep 2017 - 28 Sep 2017
  • Seminar Manajemen Risikio dalam ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting
    Bekasi, 26 Sep 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 26 Sep 2017 - 27 Oct 2017