Isu Internal dan External (pasal 4.1) Tuntutan dan Harapan Pihak Terkait (pasal 4.2) Pada ISO 9001; 14001; 45001; 31000

20 Jan 2020   Kabar Sentral Sistem
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting   dilihat 1.720 kali

Pengalaman kami dalam mereview penerapan ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001, masih banyak perusahaan yang kurang tepat dalam mengintepretasikan persyaratan Isu Internal & external (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2). Masih banyak yang melakukan identifikasi persyaratan ini dengan menggunakan kacamata departemen.

 

Judul utama dalam pasal 4; ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001; adalah Organization and its context. Jadi identifikasi isu internal & external (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2) harusnya dalam konteks perusahaan (organization) bukan dalam konteks departemen. 

 

Pasal 4 meminta perusahaan melakukan evaluasi secara perusahaan (organization) sebelum mengembangkan sistem manajemen mutu (ISO 9001), manajemen lingkungan (ISO 14001), manajemen K3 (ISO 45001). Maksud dari persyaratan ini : sama seperti perusahaan melakukan swot analisis sebelum membuat bisnis plan, hanya saja SWOT analisisnya terkait dengan mutu (ISO 9001), Lingkungan (ISO 14001), K3 (ISO 45001).

 

Untuk menghindari kesalahan intepretasi, melihat persyaratan ini dari kacamata departemen, saya menambahkan kata corporate dalam dokumen isu internal & external: Corporate Issue Internal & External. penambahan kata corporate cukup membantu dalam menyamakan persepsi bahwa persyaratan ini harus dilihat dari kacamata Perusahaan.  

 

Lalu apa makna dari persyaratan ini ?

  • Perusahaan perlu melakukan self instropeksi terkait dengan kondisi internal & eksternal (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2) sebagai inputan untuk mengembangkan sistem. Apa yang sudah baik dipertahankan, yang kurang diperbaiki.

 

Kapan perusahaan perlu menjalankan persyaratan tersebut ?

  • Walaupun dalam ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001; tidak ada persyaratan tertulis untuk perusahaan melakukan review secara regular, tapi kita harus memahami bahwa dunia itu berubah. Kondisi internal, external, tuntutan dan harapan pihak terkait berubah, jadi Perusahaan perlu melakukan review persyaratan ini secara berkala.
    1. Kondisi internal : dulu perusahaan tidak ada masalah dengan infrastruktur yang dimiliki. Namun sekarang menjadi masalah karena Infrastruktur yang dimiliki sudah tua atau ketinggalan jaman
    2. Kondisi external : dulu tidak ada pembatasan import, sekarang pemerintah menetapkan aturan lartas (larangan terbatas) untuk material yang dibutuhkan oleh Perusahaan.
    3. Tuntutan dan harapan pihak terkait : Dulu masyarakat sekitar tidak paham atau tidak kritis, sekarang masyarakat sekitar sudah lebih paham dan kritis.
  • Oleh karena itu saya memasukkan persyaratan identifikasi isu internal & external (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2) ke dalam prosedur bisnis plan. Setiap tahun perusahaan perlu melakukan review ulang untuk menjadi masukan pembuatan bisnis plan yang juga mencakup mutu, lingkungan, dan K3.

 

Keterkaitan persyaratan ini dengan pasal lain. 

  • Pasal 4 merupakan masukan untuk pasal 6 (perencanaan). Lebih spesifik lagi disebutkan dalam pasal 6.1. (Action to address risk and opportunities) bahwa perusahaan harus melakukan analisa risiko dan peluang terkait dengan pasal 4.1 dan 4.2.
    • Perusahaan harus melakukan analisa risiko dan peluang terhadap isu internal & external (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2).
    • Misalnya :
      • Hasil identifikasi isu internal menyatakan bahwa infrastruktur yang dimiliki perusahaan sudah ketinggalan jaman, kalah produktif dari infrastruktur yang dimiliki oleh kompetitor. Kondisi internal ini memiliki risiko negative “perusahaan akan kalah bersaing”, atau Pelanggan bisa beralih ke kompetitor yang bisa memberikan harga lebih murah karena memiliki infrastruktur yang lebih produktif. Berdasarkan hasil analisa ini, kemudian Perusahaan bisa membuat program kerja untuk melakukan peremajaan infrastruktur.
      • Hasil identifikasi isu eksternal, pemerintah menerapkan sistem lartas (larangan terbatas) untuk material yang dibutuhkan perusahaan. Isu external ini memiliki risiko negatif bagi perusahaan, “perusahaan akan kesulitan melakukan import”. Namun disisi lain isu eksternal ini akan menjadi peluang bagi industri lokal untuk meningkatkan penjualannya. Berdasarkan hasil analisa, kemudian perusahaan membuat program untuk mengatasi risiko negative atau menangkap peluang sebagai dampak dari adanya isu eksternal
      • Hasil identifikasi tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2): masyarakat sekitar sekarang ini mulai mengeluh atau mengharapkan Perusahaan untuk lebih mengontrol limbah karena menimbulkan bau tidak sedap. Harapan dari masyarakat (pihak terkait) memiliki risiko negative “merusak hubungan atau pengaduan dari masyarakat baik melalui jalur resmi atau jalur media sosial”. Atas dasar hasil identifikasi, perusahan kemudian membuat program kerja untuk memenuhi tuntutan dan harapan pihak terkait.

 

 

Mudah-mudahan penjelasan ini bisa memberi pencerahan untuk memahami TUJUAN dari persyaratan Isu internal & external (pasal 4.1), tuntutan dan harapan pihak terkait (pasal 4.2).

 

Pahami TUJUAN UNTUK MENDAPATKAN MANFAAT NYATA DARI PENERAPAN ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001, bukan sekedar untuk mendapatkan selembar sertifikat :)

 

Imanuel Iman

Sentral Sistem Consulting



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Public Training - Calibration All Package
    Cikarang, 13 Jul 2020 - 17 Jul 2020
  • Virtual Training - Penyusunan Dokumen Lingkungan & Izin Lingkungan
    Jakarta, 11 Jun 2020
  • Virtual Training - Identifikasi Aspek Dampak Lingkungan
    Jakarta, 29 May 2020
  • OPEN DISCUSSION - QCC 7 TOOLS
    Jakarta, 14 May 2020
  • OPEN DISCUSSION - RISK MANAGEMENT
    Jakarta, 12 May 2020