Kemudahan Dari Audit IATF 16949:2016 PART 1

15 Oct 2020   Kabar Sentral Sistem
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting   dilihat 30 kali

Hey, Ada Kemudahan Dari Audit IATF 16949:2016 PART 1

IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE CORONA VIRUS PANDEMIC (COVID – 19)

 

Saat ini kita semua mengalami situasi pandemi yang melanda semua negara di dunia. Kejadian ini juga berdampak terhadap aktivitas bisnis manufaktur otomotif. Banyak aktifitas manufaktur yang tidak berjalan secara normal. Salah satu aktivitas yang terhambat atau terganggu di industri otomoti saat ini, adalah pelaksanaan audit oleh Badan Sertifikasi untuk perusahaan yang ingin Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016, maupun yang sudah dijadwalkan audit pemantauan implementasi sistem manajemen (audit surveillance) untuk perusahaan yang sudah tersertifikasi, atau aktivitas renewal (pembaharuan sertifikasi).

 

Situasi Pandemi COVID-19 membuat aktifivitas audit oleh Badan Sertifikasi tidak dapat dijalankan dengan normal, dan ketika melakukan audit dengan metode remote (audit yang menggunakan teknologi digital dimana jkunjungan auditor ke lokasi tidak menungkinkan) akan terlihat ketidakkonsistenan sesuai dengan Konsep Process Approach. Auditor tidak dapat melihat secara langsung dan tidak efektif untuk melakukan penilaian terhadap risiko proses. Atas kondisi ini IATF mengeluarkan kebijakan memberikan kelonggaran bagi industri / manufaktur untuk melakukan audit pada saat situasi yang tepat dengan menggunakan metode yang juga tepat.

 

Dengan kebijakannya IATF mengembangkan dan menyetujui kelonggaran yang berlaku global (Global Waiver) yang bisa diterapkan, artinya Badan Sertifikasi tidak perlu mengajukan permintaan kelonggaran audit kepada badan pengawas IATF masing-masing yang relevan. Perpanjangan tambahan sekian hari dalam kelonggaran pengelolaan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu yang diberikan ini, adalah hari tambahan untuk waktu maksimum yang ditentukan oleh Aturan IATF, Edisi ke-5 (IATF Rules 5th., edition). Tambahan Waktu ini memungkinkan terciptanya fleksibilitas dan perpanjangan kegiatan untuk audit Badan Sertifikasi yang terkena dampak pandemi ini.

 

Di bawah akan dijelaskan sebagian kecil dari kebijakan IATF terhadap kondisi Pandemi Covid-19 yang memang bersentuhan langsung dengan produsen otomotif yaitu pelaksanaan 3RD PARTY IATF 16949:2016 audit, baik audit stage 2  initial audit saat sertifikasi, atau saat audit surveillance, dan saat pembaharuan sertifikat (renewal).

 

Kemudahan yang diberikan untuk sertifikat IATF 16949:2016:

  1. Adanya Perpanjangan masa berlaku sertifikat yang berlaku selama enam (6) bulan, yaitu 183 hari kalender, termasuk di dalamnya sertifikat yang saat ini dalam status penangguhan. Hal ini tergambarkan dalam Basis Data Global IATF dan selanjutnya terlihat dalam Validitas Sertifikat IATF  (lihat ke https://www.iatfglobaloversight.org/)

 

  1. Badan Sertifikasi tidak diharuskan untuk menerbitkan kembali sertifikat dengan waktu secepatnya/segera. Dokumen ini bersama dengan pembaruan otomatis ke Basis Data IATF dan Pemeriksaan Validitas Sertifikat IATF memberikan bukti bahwa sertifikat tersebut valid melampaui tanggal kedaluwarsa yang didokumentasikan yang dicetak pada sertifikat. Tidak akan ada sertifikat baru untuk perpanjangan masa berlaku ini. Apabila customer melihat “tanggal kadaluwarsa” dari masa berlaku sertifikat, maka bukti bahwa sertifikat ini masih valid ditunjukkan oleh database dari IATF yang secara otomatis memperpanjang masa berlaku dari sertifikat ini. (lihat penjelasan nomor 1 sebelumnya)

 

  1. Apabila Badan Sertifikasi dan/atau Organisasi yang telah tersertifikasi IATF berkeinginan untuk memperbaharui sertifikat yang ada saat ini, maka diatur sebagai berikut:
    • Jika perubahan hendak dilakukan oleh Badan Sertifikasi yang diakui IATF, maka diharuskan untuk memperbaharui sertifikat yang disebabkan oleh perubahan apa pun, tanggal kadaluwarsa yang direvisi harus diperbaharui sesuai dengan perubahan dan sertifikat tersebut akan diunggah ke dalam Database IATF.
    • Jika organisasi tersertifikasi membutuhkan sertifikat IATF 16949 yang diperbarui, maka bisa menghubungi Badan Sertifikasi yang telah mengerluarkan sertifikat tersebut. Selanjutnya Badan Sertifikasi akan melakukan proses perubahan sertifikat sebagaimana yang telah diatur dalam bagian 3.1. di atas.

 

  1. Kemudahan yang Diberikan untuk Initial Audit / Stage 2 Sertifikasi IATF 16949:2016

Dalam kasus di mana audit tahap 2 tidak dapat dilakukan dalam sembilan puluh (90) hari kalender yang ditentukan sejak hari terakhir (closing meeting) dari tinjauan kesiapan tahap 1 (audit stage 1 untuk memeriksa kesiapan audit stage 2), IATF memberikan perpanjangan tambahan Sembilan puluh (90) hari kalender untuk memulai audit tahap 2 (stage 2 audit/ initial audit).

 

Dalam kasus di mana audit awal (tinjauan kesiapan tahap 1 dan audit tahap 2) akan dilakukan untuk "meningkatkan" dari surat Kesesuaian (letter of conformance) menjadi sertifikat IATF 16949, IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender dari hari berakhirnya masa berlaku surat kesesuaian ini (letter of conformance) dengan pengurangan maksimum 50% pada audit stage 2 yang dilakukan.

Maka dapat disimpulkan, kelonggaran yang diberikan menyatakan bahwa audit initial/stage 2 audit sudah harus selesai dilaksanakan maksimum seratus delapan puluh (180) hari kalender dari hari terakhir tinjauan kesiapan tahap 1 (Readiness Audit – stage 1).

 

Pada kasus-kasus di mana audit awal (audit tahap 2) akan dilakukan untuk "mengajukan kembali surat kesesuaian lain", IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk memulai dengan pengurangan maksimum 50% pada tahap 2 hari audit setelah tanggal berakhirnya surat kesesuaian.

 

 

Dalam situasi di mana lokasi pendukung jarak jauh (remote supporting location) tidak dapat diaudit sebelum manufacturing site, sebagaimana disyaratkan sesuai Peraturan IATF Edisi 5 bagian 5.5 (Automotive certification scheme for IATF 16949 5th edition supporting activities), Badan Sertifikasi akan menyerahkan surat pernyataan kepada Kantor Pengawasan IATF yang relevan untuk pertimbangan persetujuan ( Badan Sertifikasi harus mengajukan permintaan kelonggaran untuk disetujui kepada Badan pengawasan IATF)

 

Sesuai dengan IATF Rules edisi ke 5 bagian 6.4.(Automotive certification scheme for IATF 16949  5th edition) untuk Initial Audit, apabila sampai 180 hari stage 2 tidak bisa dilakukan maka stage 1 audit harus diulang kembali.

 

 

  1. Kemudahan yang diberikan untuk Surveillance audit IATF 16949:2016

Apabila audit surveillance tidak dapat dilakukan dalam interval dan waktu yang diijinkan sesuai dengan Aturan IATF edisi 5 bagian 5.1 (Automotive Certification Scheme for IATF 16949 5th edition interval audit surveillance), IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk bisa melakukan audit surveillance tanpa memulai proses desertifikasi. Ketika waktu tambahan ini tidak dapat dipenuhi, proses desertifikasi harus dimulai sesuai dengan aturan IATF edisi 5 bagian 8.1e (Automotive certification scheme for IATF 16949 5th edition initiation of desertification process),

CATATAN: selama periode penangguhan sertifikat tetap valid dan masih diakui oleh IATF.

 

Ketika proses desertifikasi dimulai sebelum tanggal 27 Maret 2020 sesuai dengan aturan IATF Edisi 5 bagian 8.1e (Automotive certification scheme for IATF 16949 5th edition initiation of desertification process), Badan Sertifikasi akan mengangkat penangguhan yang telah diberlakukan dan mengikuti persyaratan waktu dalam paragraf di atas.

Saat audit surveillance onsite tidak dapat dilakukan karena COVID-19, IATF telah mengeluarkan kebijakan baru yaitu Pemantauan IATF 16949 (IATF 16949 Monitoring). Pemantauan IATF 16949 harus dilakukan dalam periode 30 hari sebelum berakhirnya perpanjangan COVID-19 ke-2 hingga 60 hari setelah berakhirnya perpanjangan COVID-19 ke-90 hari ke-2 (Monitoring period IATF 16949), dan hanya jika terbukti nyata bahwa audit di tempat (onsite) secara berkala tidak mungkin dilakukan. IATF 16949 monitoring tidak lagi berlaku 60 hari setelah berakhirnya perpanjangan COVID-19 ke-2.

Jika Pemantauan IATF 16949 dilakukan dan risiko rendah diidentifikasi (lihat bagian mengenai Pemantauan IATF 16949), maka penangguhan dicabut. Sertifikat hanya dapat ditarik untuk dua kondisi berikut:

 

1.1. Jika monitoring schedule IATF 16949 tidak dijadwalkan oleh lembaga sertifikasi untuk terjadi selama Periode Pemantauan IATF 16949

1.2. Pemantauan IATF 16949 dilakukan selama Periode Pemantauan IATF 16949, tetapi penilaian risiko rendah tidak tercapai sebelum akhir Periode Pemantauan IATF 16949

 

 

Nah, apakah ada kemudahan juga untuk Organisasi yang akan Renewal Audit, Special Audit IATF 16949:2016, atau Audit Transfer IATF 16949:2016, ditunggu artikel selanjutnya.

 

So, ada pertanyaan seputar implementasi Sistem Manajemen IATF 16949:2016 … Persiapan Sertifikasi …. Persiapan Surveillance … Persiapan Renewal IATF 16949:2016 atau ….Mau perluasan Scope IATF 16949:2017 ….Bingung menerapkan Core Tools mesti mulai dari mana ? Atau Memperbaiki Core Tools supaya benar-benar Menjadi Teknologi Analisis bagi perusahaan Anda

 

PT Sentral Tehnologi Managemen (Sentral Sistem Consulting) mempunyai Divisi Environmental Improvement yang siap melayani Anda untuk memberikan konsultasi lingkungan dan membantu Penyusunan Dokumen AMDAL, UKL-UPL, SPPLH, SIMPEL, Program Safe and Save (Program Improvement Lingkungan untuk Safe untuk lingkungan dan Save dari pengeluaran biaya lingkungan), membantu Anda untuk Audit Proper Lingkungan. Untuk informasi lebih lanjut segera hubungi:

 

Silakan langsung menghubungi:

Marketing Sentral Sistem Consulting

Hotline : 0821 2121 9252

Instagram : @ssc.jkt

Facebook : Sentral Sistem Consulting

 



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Public Training Sistem Informasi Pelaporan Elektronik Lingkungan Hidup (SIMPEL)
    Cikarang, 19 Oct 2020 - 20 Oct 2020
  • Public Training - Calibration All Package
    Cikarang, 19 Oct 2020 - 23 Oct 2020
  • Virtual Training - Penyusunan Dokumen Lingkungan & Izin Lingkungan
    Jakarta, 11 Jun 2020
  • Virtual Training - Identifikasi Aspek Dampak Lingkungan
    Jakarta, 29 May 2020
  • OPEN DISCUSSION - QCC 7 TOOLS
    Jakarta, 14 May 2020