MELIHAT HUBUNGAN TURTLE DIAGRAM DAN BPM

30 Jul 2020   Kabar Sentral Sistem
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting   dilihat 311 kali

MELIHAT HUBUNGAN TURTLE DIAGRAM DAN BUSINESS PROCESS MAPPING (BPM)

 

Ketika kita mempelajari ISO khususnya IATF, kita akan sering menemukan tools Turtle Diagram. Disebut sebagai Turtle Diagram karena menyerupai bentuk kura-kura, di mana kepala kura-kura menjadi input dan ekor kura-kura menjadi output. Bagian lainnya adalah kaki dan tangan kura-kura. Turtle Diagram ini adalah metode yang bisa digunakan untuk menggambarkan suatu proses, secara garis besar mendefinisikan input, output, sumber daya yang dibutuhkan, objective dan pengukuran efektivitasnya dari suatu proses. Artinya Turtle Diagram dapat digunakan sebagai alat bantu untuk menggambarkan suatu proses atau aktivitas dan mendukung prinsip process approach pada IATF.

Turtle diagram berfungsi untuk memberikan gambaran umum suatu proses dengan cepat dan mudah bagi pihak-pihak yang berkepentingan apalagi untuk orang yang baru mempelajari identifikasi proses.

Di dalam pelaksanaan audit, Turtle Diagram juga dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pembuatan check sheet yang dipakai saat  melakukan audit terhadap suatu proses atau aktivitas terutama apabila audit dilakukan oleh seorang auditor yang belum mengenal proses yang akan diauditnya dengan mendalam.

Di bawah ini Turtle Diagram untuk proses “Perencanaan Mutu Produk Baru (APQP)” sebagai panduan dalam membuat Turtle Diagram yang lebih spesifik.

 

 

Turtle Diagram bukan merupakan dokumen wajib yang harus dibuat bagi organisasi yang ingin mendapatkan sertifikasi IATF, organisasi diberi banyak pilihan tools, tetapi Turtle Diagram ini salah satu tools yang sangat membantu pada saat kita melakukan identifikasi proses, khususnya identifikasi risiko dan peluang suatu proses. Turtle Diagram digunakan pada saat melakukan improvement proses. Berbeda dengan dokumen Business Process Mapping (BPM) yang diperlukan (Wajib) menjadi acuan dalam membuat prosedur dalam Persyaratan ISO.

Secara umum, kedua dokumen tersebut dapat didefinisikan sebagai berikut:

  1. Business process mapping (BPM) merupakan pemetaan semua proses atau aktivitas yang dilakukan organisasi dan hubungan atau interaksi satu sama lain, sesuai dengan ruang lingkup Quality Management System atau Sistem Manajemen Mutu yang digunakan. BPM dibuat terlebih dahulu sebagai referensi dasar dan bukti diterapkannya prinsip process approach.
  2. Apabila dibutuhkan penjelasan lebih detail mengenai definisi suatu proses (What, Who, When, Where, How, etc.), kita dapat membuat Turtle Diagram.

Setiap dokumen mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Penggunaannya sangat tergantung pada level dari organisasi, kompetensi karyawan dan kompleksitas proses. Bisa saja pada prakteknya BPM dibuat sangat lengkap apabila proses yang ada tidak terlalu kompleks atau tidak terlalu banyak. Misalnya, pada di sektor distribusi atau sektor perdagangan yang tidak memiliki proses manufaktur. Kedua dokumen tersebut dapat diperluas penggunaannya, misalnya:

  • Pembelajaran bagi karyawan khususnya yang baru, untuk memahami proses yang ada di organisasinya. Penggunaan dokumen ini lebih efektif daripada karyawan diberikan setumpuk prosedur yang tidak tahu harus mulai membaca dari mana
  • BPM dan Turtle Diagram dapat dijadikan referensi ketika melakukan improvement, misalnya proyek pembuatan program otomasi suatu aktivitas atau proses
  • Turtle Diagram dapat dijadikan materi pembelajaran pemahaman proses dan pembuatan checklist  bagi auditor internal audit sebelum melakukan audit
  • Turtle Diagram juga dapat dijadikan input untuk membuat Quality Manual.

 

Lalu bagaimana menggunakan Turtle Diagram?

Turtle Diagram terdiri dari 6 (enam) area, yang mengelilingi proses,  dianggap sebagai tubuh kura-kura. Keenam area tersebut adalah: inputs, materials dan equipment (WHAT), support processes, procedures dan methods (HOW), outputs, competence skills dan training (WHO), dan akhirnya performance indicators (RESULT).

Process: Proses yang akan di ulas atau kita identifikasi.

Inputs: Perincian inputan apa saja yang di terima oleh proses tersebut dari proses sebelumnya. Seperti dokumen, bahan, informasi, persyaratan, dan lain-lain.

Outputs: Hasil dari pengelolaan atau aktiftas dari proses, seperti produk, dokumen, dan lain-lain.

Support Processes, Procedures dan Methods: Proses yang mendukung proses yang dibahas agar kinerjanya tercapai. Definisi pendukung termasuk prosedur, instruksi, metode khusus.

Who: Semua karyawan yang memiliki peran dan tanggung jawab di dalam organisasi untuk memberikan nilai tambah dalam proses.

What: Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan proses.

How: Mengidentifikasi dokumen tertentu dalam sistem manajemen yang berisikan langkah-langkah bagaimana cara menyelesaikannya atau mendukung suatu proses agar tercapai GOAL proses tersebut.

Results: Monitoring seberapa baik proses dikendalikan. Jika hasilnya selaras dengan rencana, kebijakan, sasaran, dan sasaran organisasi, maka dapat dilakukan review untuk melihat hasil dari perubahan atau peningkatan kinerja.

Auditing: Turtle Diagram juga bermanfaat untuk audit. Diagram memungkinkan auditor untuk memahami proses dan kegiatan input atau output dalam lingkup audit internal. Diagram dapat membantu memberikan panduan bagi auditor untuk melakukan audit proses dan membantu mengidentifikasi arah audit yang akan diikuti.

KURA KURA DALAM PERAHU

SEMUA ORANG HARUS TAHU.

 

Sebagai Konsultan Improvement Sistem Manajemen Perusahaan, Sentral Sistem Consulting concern berbagi edukasi kepada publik untuk merubah mindset bahwa untuk Memahami dan Mendalami Suatu Ilmu yang Perlu Dilakukan adalah PELAJARI KONSEP, TERAPKAN HOTS (HIGHER ORDER THINKING SKILL) . Konsisten dalam menjalankan  Sistem Manajemen untuk Meningkatkan Kinerja dan Terus Berkarya:   There is Always Room for Improvement.

Bila Anda menghadapi masalah dalam implementasi Sistem Manajemen di Perusahaan atau Anda ingin semakin meningkatkan kinerja Quality dan Produktivitas, memahami Konsep TPM, Kaizen, QCC, FMEA, SPC, MSA, Problem Solving, 5 S Basic Mentality, Productivity Improvement, Waste Elimination, Lean System dan Lean Manufacturing, Zero Defect Production System atau ingin berdiskusi lebih lanjut, silakan menghubungi :

Marketing Sentral Sistem Consulting Hotline : 0821 2121 9252

Instagram : @ssc.jkt

Facebook : Sentral Sistem Consulting



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article

What do you think? Leave your comment here...

  • Public Training Sistem Informasi Pelaporan Elektronik Lingkungan Hidup (SIMPEL)
    Cikarang, 22 Sep 2020 - 23 Sep 2020
  • Public Training - Calibration All Package
    Cikarang, 14 Sep 2020 - 18 Sep 2020
  • Virtual Training - Penyusunan Dokumen Lingkungan & Izin Lingkungan
    Jakarta, 11 Jun 2020
  • Virtual Training - Identifikasi Aspek Dampak Lingkungan
    Jakarta, 29 May 2020
  • OPEN DISCUSSION - QCC 7 TOOLS
    Jakarta, 14 May 2020