Pakai Teknik Problem Solving Metode Polisi Saat Opini Menggiring Kesimpulan

04 Jun 2017   Strategi Bisnis Perusahaan
Penulis : Imanuel Iman   dilihat 683 kali

Dalam melakukan analisa sering kali kita terjebak pada analisa berdasarkan opini. Opini berdasarkan pengalaman kita terdahulu, opini berdasarkan kasus yang digeneralisasi, opini berdasarkan logika teori, maupun opini berdasarkan pendapat orang lain yang kadang kita percaya sebagai fakta.  

Sebagai contoh, analisa ketidaktercapaian target penjualan yang menggunakan opini “Target tidak tercapai karena harga kemahalan”. Opini ini adalah opini yang biasa disampaikan oleh tenaga penjual ketika target tidak tercapai. Mungkin memang benar ada kasus kalah bersaing karena harga (saat bertemu Customer yang lebih mementingkan harga daripada kualitas atau attribute lainnya), namun kenyataannya ada juga produk yang berhasil dijual.

Hal tersebut merupakan bukti bahwa kalah karena harga tidak bisa dijadikan kesimpulan mutlak sebagai penyebab target penjualan tidak tercapai. Di dalam persaingan bisnis yang ketat, di mana perusahaan tidak menjadi satu-satunya penyedia jasa atau produk, hit rate 30% (jumlah deal dibanding penawaran) sudah merupakan suatu prestasi bagus bagi perusahaan. Oleh karena itu 1 – 2 kasus kalah karena harga, tidak bisa digeneralisasi menjadi kasus yang berlaku untuk semua kekalahan yang terjadi atau menjadi bahan argumen penyebab target penjualan tidak tercapai.
 
Ada juga analisa berdasarkan opini logika.  “Kinerja produksi pada malam hari lebih buruk dari siang hari. Hal ini terjadi karena malam hari biasanya orang mengantuk ditambah kurangnya pengawasan”. Pendapat ini adalah analisa berdasarkan opini logika. Pada kenyataannya, dalam 2 kali uji coba yang pernah kami lakukan, terungkap hasil yang berbeda. Kinerja lebih terpengaruh pada kemampuan leader dalam mengendalikan tim, bukan karena faktor pekerjaan yang dilakukan pada malam hari.  
 
Berbeda dengan analisa berdasarkan opini, Polisi diajarkan untuk bekerja menggunakan fakta. Polisi harus menggali fakta terlebih dahulu sebelum mengambil kesimpulan. Tahapan pertama dalam proses penyelidikan adalah menggali fakta, olah TKP (Tempat Kejadian Perkara), sebelum melakukan analisa.
Seperti Polisi, teknik problem solving yang baik adalah analisa berdasarkan Fakta bukan Opini. Tahap pertama dalam analisa adalah mengumpulkan fakta. Setelah fakta terkumpul, baru kemudian kita bisa melangkah ke tahap berikutnya yakni analisa. Bukan sebaliknya, membangun opini terlebih dahulu baru kemudian mencari fakta untuk mendukung  opini yang secara sadar atau tidak sadar telah ada dalam pikiran kita.

[Baca juga: Teknik Problem Solving Metode Cascading]

Berikut ini adalah salah satu contoh kasus yang pernah kami tangani: kasus harga kemahalan.        

Pada Perusahaan XYZ, perusahaan yang bergerak di bidang fabrikasi, berkembang kesimpulan dari Marketing bahwa target penjualan tidak tercapai karena harga jual produk terlalu mahal. Oleh karena itu Marketing mengusulkan untuk menurunkan harga. Namun usulan tersebut memiliki konsekuensi negatif sebagai berikut:

  • Perusahaan memiliki biaya operasional tinggi, penurunan harga akan berdampak pada penurunan pendapatan yang akhirnya akan berdampak pada kerugian yang semakin besar. 
  • Menurunkan harga harus disertai dengan efisiensi ekstrem
  • Mampukah perusahaan melakukan efisiensi ekstrem dalam waktu dekat untuk menekan biaya? Sehingga penurunan harga tidak berdampak pada kerugian perusahaan.   

Menggunakan konsep polisi dalam melakukan analisa, kami kemudian melakukan pembedahan fakta. Kami mengolah data PO vs Estimasi vs Aktual pemakaian material.  Alasan awal dari investigasi kami adalah kerugian mungkin terjadi karena pemakaian material yang tidak terkontrol yang mengakibatkan project yang seharusnya untung menjadi rugi. Hasil penelusuran fakta adalah sebagai berikut:

  • Ditemukan adanya produk serupa yang harganya berbeda. 
  • Perbedaan terjadi karena perhitungan material yang tidak standar. Hasil analisa menunjukkan adanya variasi prosentase pemakaian material terhadap harga jual yang cukup tinggi, bervariasi antara 10 % sampai dengan 50%. 
    • Ketika prosentase pemakaian material hanya 10%, misalnya perusahaan menghabiskan biaya material sebesar 10% dari harga jual, atau harga jual 10x dari biaya material, perusahaan untung besar. Kondisi ini memang baik bagi perusahaan namun disisi lain mengakibatkan harga jual menjadi tinggi (mahal). 
    • Sebaliknya ketika prosentase pemakaian material 50%, artinya perusahaan menghabiskan biaya material sebesar 50% dari harga jual, atau harga jual hanya 2x dari biaya material, perusahaan rugi. Namun disisi lain Customer untung karena mendapat harga yang murah.
  • Masih ada juga (walaupun tidak banyak) penjualan yang berhasil diperoleh dengan biaya  material yang hanya 10%, dan ini terjadi pada beberapa kelompok Customer yang tidak sensitif terhadap harga. Kondisi ini mengindikasikan bahwa harga tidak menjadi faktor mutlak dalam memenangkan persaingan.

Berangkat dari hasil investigasi fakta, kami menyimpulkan bahwa harga mahal terjadi karena perhitungan product costing yang tidak akurat. Akibatnya terjadi penawaran yang terlalu mahal atau sebaliknya terjadi pula penawaran yang terlalu murah.

Tabel Product Costing

Kesimpulan:

  • Produk kemahalan yang terjadi pada beberapa produk, lebih disebabkan oleh estimasi yang tidak akurat. Saat estimasi melakukan perhitungan dengan aktual biaya material hanya 10% atau harga jual 10x dari harga material, maka harga jual menjadi kemahalan.    
  • Selain menjual produk yang kemahalan, perusahaan juga melakukan penjualan produk yang kemurahan. Pada kondisi aktual pemakaian material 50% dari harga jual, perusahaan menjual produk kemurahan yang berdampak pada kerugian.    
  • Faktor ketidakakuratan estimasi merupakan faktor utama yang menyebabkan harga jual kemurahan atau kemahalan. Perbaikan standard estimasi menjadi hal mutlak yang perlu dilakukan untuk menyelamatkan perusahaan dari krisis.
    • Penetapan standar pemakaian material antara 30% s/d 40% merupakan angka yang aman bagi perusahaan untuk tidak menjual produk kemahalan atau kemurahan. 
    • Evaluasi estimasi menjadi hal penting yang perlu dilakukan. Perbaikan sistem estimasi (product costing) yang terkoneksi dengan sistem budget plus kontrol biaya material pada standard 30% s/d 40% menjadi kunci keberhasilan perusahaan dalam mengontrol profit-lose perusahaan. 

 

Menarik untuk dibaca:

——

Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Training Awareness & Workshop ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting Desember 2017
    Bekasi, 19 Dec 2017 - 20 Dec 2017
  • Seminar How To Make Your System Simple and Sexy
    Bekasi, 12 Dec 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 18 Oct 2017 - 19 Oct 2017
  • Training IATF 16949:2016 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 27 Sep 2017 - 28 Sep 2017
  • Seminar Manajemen Risikio dalam ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting
    Bekasi, 26 Sep 2017