Pentingnya Pengendalian Perubahan dalam sistem Manajemen ISO 9001:2015

09 Mar 2020   Manajemen Mutu
Penulis : R.A Yasin   dilihat 1.466 kali

Seperti Anda ketahui, banyak masalah terjadi akibat adanya perubahan. Dulu operasional atau bisnis berjalan lancar, namun sejak ada perubahan, muncul masalah ! Itulah sebabnya ISO 9001 menekankan pentingnya pengendalian PERUBAHAN. Terdapat 4 klausul yang membahas tentang PERUBAHAN.

  • 1 pasal pada planning, Klausul 6.3 Perencanaan Perubahan
  • 3 pasal pada operation, klausul 8.2.4 Perubahan Persyaratan untuk Produk dan Layanan,

klausul 8.3.6 Perubahan Design dan Pengembangan, dan 8.5.6 Pengendalian Perubahan.

 

  1. Perubahan dalam perencanaan sistem manajemen mutu. Pada klausul 6 tentang Perencanaan, terdapat klausul 6.3 yang mengatur perencanaan perubahan terkait sistem manajemen mutu. Perubahan yang dilakukan harus mempertimbangkan:
  • Tujuan dan potensi konsekuensi dari perubahan,
  • Integritas dari sistem manajemen mutu,
  • Ketersediaan sumber daya,
  • Alokasi ataupun re-alokasi dari tanggung jawab dan kewenangan.

Misalnya : terjadi perubahan struktur organisasi. Jika perubahan dilakukan tanpa perencanaan yang baik, bisa berdampak pada kekacauan dalam pengaturan proses. Misalnya: jika perubahan pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang, tidak disiapkan dengan baik, maka akan terjadi tumpang tindih pekerjaan..

  1. Perubahan yang terjadi selama proses penjualan. Pada klausul 8.2 yang membahas tentang Persyaratan Produk dan Layanan, terdapat klausul 8.2.4 yang mengatur perubahan persyaratan produk dan layanan. klausul ini menetapkan: Jika terjadi perubahan persyaratan produk dan layanan, maka dokumen dan records terkait telah diubah, dan orang-orang yang terkait harus mengetahui adanya perubahan persyaratan tersebut. Sebagai contoh : terjadi penambahan order yang cukup besar dari pelanggan dan sudah disepakati oleh sales. Ketika informasi ini tidak tersampaikan, maka bagian pembelian tidak menambahkan stock material dan sarana packing sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman ke Pelanggan.

 

  1. Perubahan yang terjadi selama proses Perancangan Produk dan Layanan. Klausul 8.3.6 mempersyaratkan Perusahaan untuk melakukan identifikasi, peninjauan, dan pengendalian perubahan untuk menghindari dampak buruk atas kesesuaian produk dan layanan terhadap persyaratan, bahkan disyaratkan pula untuk menyimpan informasi terdokumentasi terkait  perubahan desain tersebut, hasil tinjauan, otorisasi atas perubahan, serta tindakan yang diambil untuk mencegah dampak buruknya. Sebagai contoh : Saat terjadi perubahan material, perusahaan harus memastikan bahwa perubahan tersebut tetap dapat memenuhi tuntutan akhir produk, yaitu melalui proses trial, evaluasi, pengesahan customer dan sosialisasi ke bagian terkait. Atau terjadi perubahan sistem pelayanan. Perusahaan harus memastikan bahwa perubahan sistem pelayanan tidak mempengaruhi kualitas pelayanan.

 

  1. Dan yang terakhir perubahan yang terjadi selama operasional berlangsung. Pada klausul 8.5 terkait Produksi dan Penyediaan Layanan, klausul 5.6 mempersyaratkan untuk meninjau dan mengendalikan perubahan terkait produksi dan penyediaan layanan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan. Klausal ini juga mempersyaratkan untuk perusahaan menyimpan informasi terdokumentasi terkait perubahan tersebut. Kapan dirubah ? Siapa yang memberikan otorisasi ? apa konsekuensinya ? apakah perubahan bersifat permanen atau tidak ? dll. Sebagai contoh: SOP operasional dirubah, ketika SOP operasional dirubah, apakah sudah ada ijin dari yang berwewenang ? apakah sudah dipikirkan konsekuensinya ? kapan perubahan mulai diterapkan ? dstnya.

Dari penjabaran ke 4 klausul terkait perubahan, kita dapat menyimpulkan bahwa pentingnya pengendalian atas perubahan. Sebab seringkali terungkap bahwa seringnya masalah terjadi karena perubahan yang tidak dikendalikan termasuk tidak diinformasikan.

Jadi setiap ada perubahan, maka wajib untuk dilakukan pengendalian, mulai dari perencanaan perubahan, tinjauan terhadap perubahan, otorisasi terhadap perubahan, termasuk sosialisasi ke orang-orang yang terkait perubahan. Jangan lupa catat history dari perubahan agar dapat dijadikan bahan pembelajaran (lesson learn) untuk generasi berikutnya.

 

R.A. Yasin – 22 Januari 2020



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Public Training Sistem Informasi Pelaporan Elektronik Lingkungan Hidup (SIMPEL)
    Cikarang, 22 Sep 2020 - 23 Sep 2020
  • Public Training - Calibration All Package
    Cikarang, 13 Jul 2020 - 17 Jul 2020
  • Virtual Training - Penyusunan Dokumen Lingkungan & Izin Lingkungan
    Jakarta, 11 Jun 2020
  • Virtual Training - Identifikasi Aspek Dampak Lingkungan
    Jakarta, 29 May 2020
  • OPEN DISCUSSION - QCC 7 TOOLS
    Jakarta, 14 May 2020