Temuan Audit: Aib atau Anugerah?

04 Jun 2017   Manajemen Mutu
Penulis : Imanuel Iman   dilihat 517 kali

Seringkali orang berpikir bahwa temuan audit adalah temuan kesalahan yang dilakukan oleh orang. Mirip seperti tilang terhadap pelanggar lalu lintas atau hukuman terhadap orang yang melanggar peraturan. Jadi subyeknya adalah orang.

Memeriksa apakah orang mengikuti aturan atau tidak. Karena berpikir subyeknya orang, maka saat ada temuan, reaksi pertama yang terjadi adalah defensif. Mencari cara supaya ‘saya tidak kena hukuman’. Padahal konsep interna audit adalah melihat kelemahan sistem, bukan melihat pelanggaran yang dilakukan oleh orang. Jadi subyek audit adalah sistem, bukan orang.

Akibat salah konsep, pola pikir yang salah, maka orang menjadi keliru dalam melihat temuan audit. Temuan audit artinya orang melanggar, sehingga konotasinya menjadi negatif, temuan audit seolah menjadi aib. Padahal temuan audit adalah bicara mengenai informasi kelemahan sistem. Misalnya:

  • Temuan audit: orang tidak mengikuti prosedur. Kita perlu melihat lebih jauh apa yang membuat orang tidak mengikuti prosedur? apakah prosedurnya sudah disosialisasikan merata? apakah orangnya tidak paham? atau prosedurnya terlalu merepotkan, tidak sesuai dengan kondisi aktual di lapangan? Atau ada masalah budaya displin yang tidak baik sebagai akibat lemahnya kontrol pada perusahaan. Bosnya ada di situ melihat orang melanggar tetapi diam saja?
  • Temuan audit: orang melakukan penyimpangan, harga pembelian di mark-up. Pemimpin perlu melihat mengapa bisa terjadi mark-up? Terjadinya mark up selain karena attitude, ada juga unsur kelemahan sistem. Karena fokus kita di sistem, kemudian kita melakukan perbaikan untuk menutup kelemahan sistem. Misalnya dari sistem mencari 3 pembanding (masih ada potensi mark-up yang dilakukan dengan mengatur harga dari 3 pembanding) ke sistem price reference yang didapat dari harga pasar.

Jadi jelas bahwa fungsi internal audit adalah melihat kelemahan sistem untuk kemudian sistem diperbaiki.

Ketika Pola pikir kita diubah, dari audit memeriksa orang menjadi audit memeriksa sistem, maka reaksi orang pun akan menjadi berbeda. Sasaran tembaknya sistem bukan orang, jadi bukan menyalahkan saya, tetapi menyalahkan sistem.

Auditor juga bisa berdiskusi dengan Auditee (fungsi yang diaudit) untuk mencari solusi perbaikan sistem. Lalu ketika sistem diperbaiki, kerja menjadi lebih nyaman, lebih efisien, kesalahan berkurang, kinerja meningkat, siapa yang diuntungkan? Auditor atau Auditee? Tentunya Auditee (fungsi yang diaudit) yang akan menikmati hasil setelah perbaikan, termasuk bisa berdampak pada penilaian kinerja individu.

Lalu apa untungnya Auditor? Auditor mendapat pahala karena berhasil membantu auditee (fungsi yang diaudit) menjadi lebih baik dan juga mendapat thank you :)

Jadi masih berpikir bahwa temuan audit itu adalah aib? atau anugerah? Just change your mindset so that: you, your team, your boss, your owner will think positive, thank God for the audit finding

Baca juga:

——

Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.



Mendapat manfaat dari artikel ini? Klik like & share



Let's share this article



What do you think? Leave your comment here...

  • Seminar How To Make Your System Simple and Sexy
    Bekasi, 14 Nov 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 18 Oct 2017 - 19 Oct 2017
  • Training IATF 16949:2016 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 27 Sep 2017 - 28 Sep 2017
  • Seminar Manajemen Risikio dalam ISO 9001:2015 Sentral Sistem Consulting
    Bekasi, 26 Sep 2017
  • Training Awareness & Workshop ISO 14001:2015 Sentral Sistem Consulting September 2017
    Bekasi, 26 Sep 2017 - 27 Oct 2017