Sejak tahun 2017, kami, Sentral Sistem Consulting, telah mempromosikan pendekatan LPA yang merujuk pada AIAG CQI-8 bagi perusahaan, organisasi, dan industri manufaktur yang akan mengadopsi standar IATF 16949. Pendekatan ini secara efektif membantu klien-klien atau organisasi menerapkan kontrol pada proses realisasi produk mereka dengan cara yang bertahap, lancar, dan efisien, agar selalu beradaptasi dengan dinamika internal dan eksternal organisasi itu sendiri.
Kami memperkenalkan budaya Risk Based Thinking yang memberikan penekanan lebih besar pada pencegahan, yang merupakan inti dari sistem IATF 16949. Lebih jauh lagi, LPA dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aktivitas pengendalian lainnya yang termasuk dalam standar lain, seperti Patrol Audit yang mengacu pada ISO 45001, klausul 8.1, atau Audit kinerja lingkungan Internal yang mengacu pada ISO 14001, klausul 9.2, dan masih banyak lagi. Ini berlaku terutama untuk perusahaan, organisasi, dan industri manufaktur yang telah mengadopsi Manajemen Sistem yang terintegrasi (Integrated Management System).
Layered Process Audits can be considered a process audit as required by ISO/TS 16949:2002, Section 8.2.2.2, Manufacturing Process Audit.
Data industri menunjukkan bahwa sebagian besar masalah kualitas dalam manufaktur berasal dari masalah kontrol proses yang buruk atau dari kegagalan dalam mengikuti instruksi proses kerja secara rinci, konsisten, tepat, dan relevan.
Seringkali, operator tidak merujuk pada instruksi atau prosedur yang telah ditetapkan; mereka lebih suka mengandalkan kebiasaan, ingatan, dan pengalaman terbaik mereka.
Terlebih lagi, ketika terjadi perubahan dalam proses (seperti: engineering change initiation atau instruction) operator diharuskan untuk menyesuaikan diri dan belajar kembali. Ironisnya, tanpa pendekatan kontrol yang baik dan konsisten, sangat mudah bagi operator untuk kembali menggunakan metode lama yang dianggap lebih mudah dan familiar.
Selain itu, jika terjadi perubahan atau modifikasi yang disebabkan oleh kondisi atau masalah konkret di lapangan, seringkali hal ini tidak diintegrasikan dengan baik ke dalam sistem. Secara kumulatif, hal ini pasti akan menciptakan kesenjangan yang signifikan dalam manajemen dokumen penting yang berkaitan dengan klausul 7.5, serta kendali proses yang berkaitan dengan klausul 8.5 dalam IATF 16949. Hal ini pada akhirnya akan berdampak negatif pada kinerja organisasi dan akan menjadi titik temuan yang signifikan (NC finding-point) saat dilakukan audit, baik itu audit internal, audit pihak ketiga, surveilans, dan sebagainya.
LPA menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk memantau dan melakukan perbaikan pada proses kerja dan operasional. Lebih dari itu, LPA juga memberikan serangkaian manfaat yang dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan secara berkelanjutan.
Audit Proses Berlapis mengharuskan berbagai tingkat operasional di fasilitas manufaktur untuk melakukan pengawasan operasional utama mereka, dengan tujuan memastikan bahwa kualitas produk tetap sesuai, konsisten, dan relevan. Kemampuan LPA dalam mengendalikan kualitas di berbagai tingkat operasional menjadi kekuatan utamanya.
Program LPA - Audit Proses Berlapis berfokus secara eksklusif pada menjaga standardisasi proses di setiap level, dan tidak hanya terbatas pada aspek kualitas. Namun, ini juga dapat diintegrasikan dengan perspektif tambahan, seperti HSE (Health, Safety, and Environment), EnM (Energy Management), Asset Management, dan lainnya.
Melalui penerapan audit yang rutin dan konsisten seperti LPA, diharapkan organisasi mampu secara efektif mengurangi biaya operasional, dengan mengurangi klaim cedera dalam kecelakaan kerja, denda pelanggaran aturan lingkungan, pemborosan energi, pekerjaan ulang, pembuangan produk cacat, serta mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengganti produk yang tidak sesuai, dan masih banyak manfaat lainnya.
Manajemen Risiko Proaktif
Dengan menerapkan LPA, berbagai potensi masalah yang berdampak pada kualitas dan kepuasan pelanggan dapat diidentifikasi sedini mungkin, dan kemudian ditangani dengan pendekatan yang terstruktur dan dapat diukur. Lebih lanjut, LPA memiliki komponen yang sangat preventif, yang dapat mengurangi risiko secara permanen.
Selain itu, LPA mendorong pihak Manajemen untuk secara konkret hadir di lapangan, menciptakan refleksi nyata dari komitmen pihak Manajemen terhadap karyawan dan operator di lantai produksi.
LPA, sebagai aktivitas berbasis harian, melibatkan berbagai departemen dan tingkat manajemen untuk memastikan bahwa semua lapisan dalam organisasi, terutama di lantai produksi (shopfloor), tetap fokus dan konsisten dalam mematuhi standar EHS dan standar kualitas, serta berupaya untuk meningkatkan kinerja secara proaktif.
LPA memberikan kesempatan berharga bagi karyawan dan operator di lapangan (shopfloor) untuk menyampaikan pendapat mereka secara langsung dan terbuka. Hal ini sangat penting karena mereka adalah individu yang lebih berada di lapangan, sehingga lebih memahami kondisi dan dinamika proses di lapangan. Mereka dapat langsung menawarkan rekomendasi saat area kerja atau work station mereka menjadi objek pelaksanaan LPA. Setiap rekomendasi yang diajukan akan mendapatkan jaminan untuk ruang diskusi, tanggapan dari pihak yang memiliki kewenangan, serta tindakan lanjut yang tepat, termasuk upaya untuk mengintegrasikannya ke dalam standar atau dokumen penting yang relevan dalam organisasi.
Ketika karyawan dan operator di lapangan melihat bahwa pimpinan perusahaan secara rutin hadir dan peduli untuk memperbaiki masalah melalui platform LPA, mereka akan lebih termotivasi untuk bersikap proaktif dan memberikan masukan serta rekomendasi.
Melalui LPA, diperoleh refleksi konkret terkait individu-individu yang menjalankan proses dengan tepat dan konsisten, serta individu yang membutuhkan upaya perbaikan individu karena memiliki berbagai kelemahan (set back). Di sisi lain, ini juga akan mempermudah dalam mengidentifikasi individu yang berhak mendapatkan penghargaan atau insentif sebagai upaya untuk mendorong dan membangun budaya yang positif di lantai produksi (shopfloor).
Ada tiga langkah sederhana untuk memulai program LPA yang dapat digunakan sebagai alat untuk membantu mencapai serta mempertahankan peningkatan kinerja yang berfokus pada Kualitas dan EHS (Environment, Health, and Safety).
Berikut adalah kerangka sederhana untuk memulai program LPA:
Verifikasi Proses Anda
Libatkan Karyawan Anda
Bangun Budaya EHS dan Mutu
Verifikasi Proses Anda
Verifikasi proses berlapis berfokus pada cara kerja Audit Proses Berlapis (LPA). LPA bukan tentang mencoba menemukan masalah atau memeriksa produk atau mengukur efektivitas sistem. LPA digunakan untuk upaya verifikasi, yaitu apakah proses kerja dan standar kerja/proses telah diikuti dengan tepat dan konsisten oleh karyawan atau operator yang bertanggung jawab atas proses tersebut.
Bisa jadi selama ini ada isu yang berkaitan dengan produk, isu keselamatan, atau masalah lain dalam pengelolaan risiko yang tidak ditangani dengan baik dalam proses kerja di lapangan. Oleh karena itu, pada langkah pertama dalam penerapan LPA - Audit Proses Berlapis, kita diharapkan untuk memverifikasi apakah operasi atau proses kerja tertentu telah memenuhi persyaratan spesifik di area kerja atau departemen di mana aktivitas tersebut berlangsung. Hal ini dilakukan dengan membandingkan langkah-langkah konkret yang dilakukan oleh operator dengan instruksi kerja standar atau SOP yang telah ditetapkan. Instruksi kerja tersebut harus memastikan bahwa pekerjaan tersebut aman, memberikan nilai tambah pada produk, dan efektif serta efisien melalui upaya perbaikan yang berkelanjutan. Dalam hal ini, Anda memerlukan garis dasar atau standar yang sesuai dengan harapan Anda.
Libatkan Karyawan Anda
Keterlibatan karyawan secara aktif dan kontributif adalah refleksi dari rasa hormat dan penghargaan kepada semua pemangku kepentingan, terutama dalam konteks safety, tanpa memandang peran atau tingkatan mereka. Ini berarti menempatkan semua orang pada level yang sama atau proporsional. Hal ini juga mengirim pesan penting tentang betapa orang yang menjadi objek dari LPA sangat krusial dan penting untuk mencapai tujuan EHS dan kualitas organisasi.
Peran auditor dalam LPA adalah menjadi pengamat yang antusias dan terlibat dalam upaya perbaikan proses dan aktivitas. Saat melakukan LPA, penting untuk menunjukkan bahwa auditor tidak hanya berfokus pada peran dan wewenang normatif yang mereka miliki, melainkan sepenuhnya terfokus pada kegiatan audit ini. Auditor harus berperan sebagai pelatih dan pembina bagi karyawan atau operator yang sedang diaudit. Jika auditor melihat sesuatu yang tidak benar, hal tersebut seharusnya memicu rasa ingin tahu dan diformulasikan dalam bentuk pertanyaan, bukan menyalahkan. Ketika auditor menemukan ketidaksesuaian, penting untuk mencatat masalah tersebut, menginstitusionalisasikannya, dan melaporkannya kembali sesegera mungkin, meskipun masalah tersebut dapat diperbaiki saat itu juga.
Untuk masalah yang lebih besar, tugas auditor bukanlah untuk menyelesaikan masalah itu sendiri, melainkan untuk menghubungi orang-orang yang tepat dan memiliki wewenang serta pengetahuan yang diperlukan untuk mengambil tindakan penanggulangan, tindakan perbaikan, dan tindakan koreksi yang diperlukan.
Membangun Budaya EHS dan Kualitas, Sekaligus
Tanggung jawab top manajemen sangat penting dalam menunjukkan komitmen terhadap upaya perbaikan yang berkelanjutan. Ketika auditor dan organisasi secara keseluruhan merespons dengan baik terhadap masalah yang ditemukan dalam LPA, karyawan atau operator akan merasa lebih nyaman dan antusias untuk diaudit. Mereka akan melihat LPA sebagai sarana untuk menciptakan perubahan positif yang membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah dan lebih aman. Upaya perbaikan yang berkesinambungan ini secara kumulatif dapat memberikan kontribusi positif terhadap kinerja finansial dan operasional perusahaan. Ini membutuhkan pembangunan dasar kepercayaan sehingga karyawan dan operator tahu bahwa manajemen akan berfokus pada penyelesaian masalah daripada menyalahkan mereka.
Secara keseluruhan, LPA adalah solusi yang efektif untuk mencapai tujuan ini. Dengan menerapkan LPA, organisasi meningkatkan standarisasi proses, mencegah cacat, memupuk budaya perbaikan berkelanjutan, mitigasi risiko, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. LPA juga memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data dan meningkatkan efisiensi operasional, yang berkontribusi pada kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
Sebagai Sentral Sistem Consulting, kami melihat dampak positif dari perusahaan yang menerapkan platform seperti LPA terhadap jumlah temuan ketidaksesuaian (NC Findings) saat dilakukan audit di dalam perusahaan tersebut, termasuk audit internal, survei, dan audit pihak ketiga. Penerapan platform LPA dan sejenisnya berdampak positif secara nyata terhadap kinerja perusahaan. Oleh karena itu, kami telah mempromosikannya sejak tahun 2017.