Sejak tahun 2017, kami, Sentral Sistem Consulting, telah mempromosikan pendekatan LPA yang merujuk pada AIAG CQI-8 bagi perusahaan, organisasi, dan industri manufaktur yang akan mengadopsi standar IATF 16949. Pendekatan ini secara efektif membantu klien-klien atau organisasi menerapkan kontrol pada proses realisasi produk mereka dengan cara yang bertahap, lancar, dan efisien, agar selalu beradaptasi dengan dinamika internal dan eksternal organisasi itu sendiri. Kami memperkenalkan budaya Risk Based Thinking yang memberikan penekanan lebih besar pada pencegahan, yang merupakan inti dari sistem IATF 16949. Lebih jauh lagi, LPA dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aktivitas pengendalian lainnya yang termasuk dalam standar lain, seperti Patrol Audit yang mengacu pada ISO 45001, klausul 8.1, atau Audit kinerja lingkungan Internal yang mengacu pada ISO 14001, klausul 9.2, dan masih banyak lagi. Ini berlaku terutama untuk perusahaan, organisasi, dan industri manufaktur yang telah mengadopsi Manajemen Sistem yang terintegrasi (Integrated Management System). Layered Process Audits can be considered a process audit as required by ISO/TS 16949:2002, Section 8.2.2.2, Manufacturing Process Audit. Data industri menunjukkan bahwa sebagian besar masalah kualitas dalam manufaktur berasal dari masalah kontrol proses yang buruk atau dari kegagalan dalam mengikuti instruksi proses kerja secara rinci, konsisten, tepat, dan relevan. Seringkali, operator tidak merujuk pada instruksi atau prosedur yang telah ditetapkan; mereka lebih suka mengandalkan kebiasaan, ingatan, dan pengalaman terbaik mereka. Terlebih lagi, ketika terjadi perubahan dalam proses (seperti: engineering change initiation atau instruction) operator diharuskan untuk menyesuaikan diri dan belajar kembali. Ironisnya, tanpa pendekatan kontrol yang baik dan konsisten, sangat mudah bagi operator untuk kembali menggunakan metode lama yang dianggap lebih mudah dan familiar. Selain itu, jika terjadi perubahan atau modifikasi yang disebabkan oleh kondisi atau masalah konkret di lapangan, seringkali hal ini tidak diintegrasikan dengan baik ke dalam sistem. Secara kumulatif, hal ini pasti akan menciptakan kesenjangan yang signifikan dalam manajemen dokumen penting yang berkaitan dengan klausul 7.5, serta kendali proses yang berkaitan dengan klausul 8.5 dalam IATF 16949. Hal ini pada akhirnya akan berdampak negatif pada kinerja organisasi dan akan menjadi titik temuan yang signifikan (NC finding-point) saat dilakukan audit, baik itu audit internal, audit pihak ketiga, surveilans, dan sebagainya. LPA menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk memantau dan melakukan perbaikan pada proses kerja dan operasional. Lebih dari itu, LPA juga memberikan serangkaian manfaat yang dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan secara berkelanjutan. Audit Proses Berlapis mengharuskan berbagai tingkat operasional di fasilitas manufaktur untuk melakukan pengawasan operasional utama mereka, dengan tujuan memastikan bahwa kualitas produk tetap sesuai, konsisten, dan relevan. Kemampuan LPA dalam mengendalikan kualitas di berbagai tingkat operasional menjadi kekuatan utamanya. Program LPA - Audit Proses Berlapis berfokus secara eksklusif pada menjaga standardisasi proses di setiap level, dan tidak hanya terbatas pada aspek kualitas. Namun, ini juga dapat diintegrasikan dengan perspektif tambahan, seperti HSE (Health, Safety, and Environment), EnM (Energy Management), Asset Management, dan lainnya. Melalui penerapan audit yang rutin dan konsisten seperti LPA, diharapkan organisasi mampu secara efektif mengurangi biaya operasional, dengan mengurangi klaim cedera dalam kecelakaan kerja, denda pelanggaran aturan lingkungan, pemborosan energi, pekerjaan ulang, pembuangan produk cacat, serta mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengganti produk yang tidak sesuai, dan masih banyak manfaat lainnya. Manajemen Risiko Proaktif Dengan menerapkan LPA, berbagai potensi masalah yang berdampak pada kualitas dan kepuasan pelanggan dapat diidentifikasi sedini mungkin, dan kemudian ditangani dengan pendekatan yang terstruktur dan dapat diukur. Lebih lanjut, LPA memiliki komponen yang sangat preventif, yang dapat mengurangi risiko secara permanen. Selain itu, LPA mendorong pihak Manajemen untuk secara konkret hadir di lapangan, menciptakan refleksi nyata dari komitmen pihak Manajemen terhadap karyawan dan operator di lantai produksi. LPA, sebagai aktivitas berbasis harian, melibatkan berbagai departemen dan tingkat manajemen untuk memastikan bahwa semua lapisan dalam organisasi, terutama di lantai produksi (shopfloor), tetap fokus dan konsisten dalam mematuhi standar EHS dan standar kualitas, serta berupaya untuk meningkatkan kinerja secara proaktif. LPA memberikan kesempatan berharga bagi karyawan dan operator di lapangan (shopfloor) untuk menyampaikan pendapat mereka secara langsung dan terbuka. Hal ini sangat penting karena mereka adalah individu yang lebih berada di lapangan, sehingga lebih memahami kondisi dan dinamika proses di lapangan. Mereka dapat langsung menawarkan rekomendasi saat area kerja atau work station mereka menjadi objek pelaksanaan LPA. Setiap rekomendasi yang diajukan akan mendapatkan jaminan untuk ruang diskusi, tanggapan dari pihak yang memiliki kewenangan, serta tindakan lanjut yang tepat, termasuk upaya untuk mengintegrasikannya ke dalam standar atau dokumen penting yang relevan dalam organisasi. Ketika karyawan dan operator di lapangan melihat bahwa pimpinan perusahaan secara rutin hadir dan peduli untuk memperbaiki masalah melalui platform LPA, mereka akan lebih termotivasi untuk bersikap proaktif dan memberikan masukan serta rekomendasi. Melalui LPA, diperoleh refleksi konkret terkait individu-individu yang menjalankan proses dengan tepat dan konsisten, serta individu yang membutuhkan upaya perbaikan individu karena memiliki berbagai kelemahan (set back). Di sisi lain, ini juga akan mempermudah dalam mengidentifikasi individu yang berhak mendapatkan penghargaan atau insentif sebagai upaya untuk mendorong dan membangun budaya yang positif di lantai produksi (shopfloor). Ada tiga langkah sederhana untuk memulai program LPA yang dapat digunakan sebagai alat untuk membantu mencapai serta mempertahankan peningkatan kinerja yang berfokus pada Kualitas dan EHS (Environment, Health, and Safety). Berikut adalah kerangka sederhana untuk memulai program LPA: Verifikasi Proses Anda Libatkan Karyawan Anda Bangun Budaya EHS dan Mutu Verifikasi Proses Anda Verifikasi proses berlapis berfokus pada cara kerja Audit Proses Berlapis (LPA). LPA bukan tentang mencoba menemukan masalah atau memeriksa produk atau mengukur efektivitas sistem. LPA digunakan untuk upaya verifikasi, yaitu apakah proses kerja dan standar kerja/proses telah diikuti dengan tepat dan konsisten oleh karyawan atau operator yang bertanggung jawab atas proses tersebut. Bisa jadi selama ini ada isu yang berkaitan dengan produk, isu keselamatan, atau masalah lain dalam pengelolaan risiko yang tidak ditangani dengan baik dalam proses kerja di lapangan. Oleh karena itu, pada langkah pertama dalam penerapan LPA - Audit Proses Berlapis, kita diharapkan untuk memverifikasi apakah operasi atau proses kerja tertentu telah memenuhi persyaratan spesifik di area kerja atau departemen di mana aktivitas tersebut berlangsung. Hal ini dilakukan dengan membandingkan langkah-langkah konkret yang dilakukan oleh operator dengan instruksi kerja standar atau SOP yang telah ditetapkan. Instruksi kerja tersebut harus memastikan bahwa pekerjaan tersebut aman, memberikan nilai tambah pada produk, dan efektif serta efisien melalui upaya perbaikan yang berkelanjutan. Dalam hal ini, Anda memerlukan garis dasar atau standar yang sesuai dengan harapan Anda. Libatkan Karyawan Anda Keterlibatan karyawan secara aktif dan kontributif adalah refleksi dari rasa hormat dan penghargaan kepada semua pemangku kepentingan, terutama dalam konteks safety, tanpa memandang peran atau tingkatan mereka. Ini berarti menempatkan semua orang pada level yang sama atau proporsional. Hal ini juga mengirim pesan penting tentang betapa orang yang menjadi objek dari LPA sangat krusial dan penting untuk mencapai tujuan EHS dan kualitas organisasi. Peran auditor dalam LPA adalah menjadi pengamat yang antusias dan terlibat dalam upaya perbaikan proses dan aktivitas. Saat melakukan LPA, penting untuk menunjukkan bahwa auditor tidak hanya berfokus pada peran dan wewenang normatif yang mereka miliki, melainkan sepenuhnya terfokus pada kegiatan audit ini. Auditor harus berperan sebagai pelatih dan pembina bagi karyawan atau operator yang sedang diaudit. Jika auditor melihat sesuatu yang tidak benar, hal tersebut seharusnya memicu rasa ingin tahu dan diformulasikan dalam bentuk pertanyaan, bukan menyalahkan. Ketika auditor menemukan ketidaksesuaian, penting untuk mencatat masalah tersebut, menginstitusionalisasikannya, dan melaporkannya kembali sesegera mungkin, meskipun masalah tersebut dapat diperbaiki saat itu juga. Untuk masalah yang lebih besar, tugas auditor bukanlah untuk menyelesaikan masalah itu sendiri, melainkan untuk menghubungi orang-orang yang tepat dan memiliki wewenang serta pengetahuan yang diperlukan untuk mengambil tindakan penanggulangan, tindakan perbaikan, dan tindakan koreksi yang diperlukan. Membangun Budaya EHS dan Kualitas, Sekaligus Tanggung jawab top manajemen sangat penting dalam menunjukkan komitmen terhadap upaya perbaikan yang berkelanjutan. Ketika auditor dan organisasi secara keseluruhan merespons dengan baik terhadap masalah yang ditemukan dalam LPA, karyawan atau operator akan merasa lebih nyaman dan antusias untuk diaudit. Mereka akan melihat LPA sebagai sarana untuk menciptakan perubahan positif yang membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah dan lebih aman. Upaya perbaikan yang berkesinambungan ini secara kumulatif dapat memberikan kontribusi positif terhadap kinerja finansial dan operasional perusahaan. Ini membutuhkan pembangunan dasar kepercayaan sehingga karyawan dan operator tahu bahwa manajemen akan berfokus pada penyelesaian masalah daripada menyalahkan mereka. Secara keseluruhan, LPA adalah solusi yang efektif untuk mencapai tujuan ini. Dengan menerapkan LPA, organisasi meningkatkan standarisasi proses, mencegah cacat, memupuk budaya perbaikan berkelanjutan, mitigasi risiko, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. LPA juga memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data dan meningkatkan efisiensi operasional, yang berkontribusi pada kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Sebagai Sentral Sistem Consulting, kami melihat dampak positif dari perusahaan yang menerapkan platform seperti LPA terhadap jumlah temuan ketidaksesuaian (NC Findings) saat dilakukan audit di dalam perusahaan tersebut, termasuk audit internal, survei, dan audit pihak ketiga. Penerapan platform LPA dan sejenisnya berdampak positif secara nyata terhadap kinerja perusahaan. Oleh karena itu, kami telah mempromosikannya sejak tahun 2017.

Kesehatan dan keselamatan kerja adalah prioritas utama bagi organisasi untuk memelihara produktivitas kerja. Kesehatan yang menurun dan angka kecelakaan kerja yang tinggi akan mengakibatkan kehilangan waktu kerja yang berpengaruh terhadap biaya operasional perusahaan. Dalam Permenaker No. 02 Tahun 1980, disebutkan kewajiban organisasi untuk melaksanakan pemeriksaan kesehatan yang dilakukan setiap satu tahun sekali. Selain itu, organisasi juga perlu menyediakan fasilitas pelayanan kesehatan melalui penyediaan ruang P3K atau klinik perusahaan. Berdasarkan Regulasi Banyak dari kita yang belum mengetahui perbedaan antara ruang P3K dan klinik perusahaan. Secara regulasi, ruang P3K diatur dalam Permenaker No. 15 Tahun 2008, sedangkan pelayanan kesehatan perusahaan atau yang sering kita sebut sebagai klinik perusahaan diatur dalam Kepdirjen Ketenagakerjaan No. 22 Tahun 2008. Berdasarkan Jumlah Pekerja dan Risiko Bahaya Organisasi diwajibkan menyediakan ruang P3K apabila memiliki lebih dari 100 pekerja atau kurang dari 100 pekerja namun memiliki risiko bahaya tinggi. Sedangkan penyediaan pelayanan kesehatan atau klinik disediakan di perusahaan apabila memiliki lebih dari 500 pekerja dengan risiko bahaya tinggi. Perusahaan yang tidak mampu menyediakan klinik di dalam perusahaan dapat bekerja sama dengan klinik eksternal atau rumah sakit terdekat. Berdasarkan Tujuan Tujuan mendasar penyediaan ruang P3K adalah untuk memberikan pertolongan pertama pada kecelakaan kerja, sedangkan penyediaan klinik di perusahaan bertujuan untuk memberikan pelayanan kesehatan melalui upaya preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif. Penanggung jawab klinik perusahaan adalah dokter penanggung jawab klinik, dokter perusahaan, dan paramedis. Sedangkan penanggung jawab ruang P3K adalah petugas P3K yang memiliki lisensi dari Kemnaker.  

Sebagaimana tertuang dalam Peraturan Pemerintah mengenai Persetujuan Lingkungan, yaitu PP Nomor 22 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup, dokumen lingkungan menjadi dasar penerbitan Persetujuan Lingkungan. Izin Lingkungan, atau saat ini dikenal sebagai Persetujuan Lingkungan, menjadi salah satu syarat dalam pengajuan Izin Usaha dan izin-izin lainnya. Tuntutan pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan lingkungan tercantum dalam PP No. 22 Tahun 2021. Jika terjadi pelanggaran terhadap Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (Amdal) atau Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL-UPL) yang telah disahkan oleh instansi terkait, maka akan berdampak pada pembatalan izin-izin lain yang telah diterbitkan. Pemrakarsa harus berkomitmen untuk melaksanakan pengelolaan dan pemantauan lingkungan. Jika terjadi perubahan di perusahaan, pemrakarsa juga harus memperbarui dokumen lingkungan tersebut, baik dokumen AMDAL/UKL-UPL maupun RKL-RPL Rinci. Berdasarkan Lampiran V dalam PP No. 22 Tahun 2021, ada beberapa perubahan yang diwajibkan untuk menghasilkan dokumen baru, seperti Amdal Baru, Addendum Andal RKL-RPL, atau UKL-UPL Baru. Jenis Perubahan Usaha Jenis perubahan usaha yang memerlukan perubahan dokumen meliputi: Perubahan spesifikasi teknik, alat produksi, bahan baku, bahan penolong, dan sarana yang berpengaruh. Penambahan kapasitas produksi. Perluasan lahan usaha dan/atau kegiatan. Perubahan waktu atau durasi operasi usaha dan/atau kegiatan. Terjadinya perubahan dalam kebijakan pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup. Terjadi perubahan lingkungan hidup yang sangat mendasar akibat peristiwa alam atau faktor lainnya. Tidak dilaksanakannya rencana usaha dan/atau kegiatan dalam jangka waktu 3 tahun sejak diterbitkannya Persetujuan Lingkungan. Sementara itu, jenis perubahan berikut ini hanya memerlukan perubahan administratif tanpa dokumen baru: Perubahan identitas penanggung jawab usaha dan/atau kegiatan. Perubahan usaha dan/atau kegiatan karena pemisahan dan/atau penggabungan, baik sebagian maupun seluruhnya.   Adapun jenis perubahan yang dapat dilakukan tanpa pembuatan dokumen baru (sebagai bagian dari updating RKL-RPL) meliputi: Perubahan wilayah administrasi pemerintah. Perubahan dalam pengelolaan dan pemantauan Lingkungan Hidup. Penerapan Standar Lingkungan Operasional (SLO) usaha dan/atau kegiatan yang lebih ketat dari Persetujuan Lingkungan yang telah dimiliki. Pengurangan dalam usaha dan/atau kegiatan. Terdapat perubahan dampak dan/atau risiko terhadap Lingkungan Hidup berdasarkan hasil kajian analisis risiko lingkungan dan/atau audit Lingkungan Hidup yang diwajibkan.   Tantangan Karena hal-hal tersebut berkaitan dengan perubahan, diperlukan konversi dari perizinan pemrakarsa sebelumnya ke aktual atau keadaan saat ini. Terdapat beberapa tantangan yang dihadapi oleh pemrakarsa agar perubahan Persetujuan Lingkungan tidak mengharuskan pembuatan dokumen baru, salah satunya adalah apabila ruang lingkup perusahaan tetap sama seperti pada saat perizinan lingkungan sebelumnya atau seperti yang dimiliki saat ini, tanpa adanya perubahan. Selanjutnya, terkait dengan dokumen perizinan seperti Izin TPS Limbah B3 atau yang saat ini dikenal sebagai Rincian Teknis Limbah B3, dan Izin pembuangan limbah cair ke badan air/laut yang saat ini disebut Pertek (Persetujuan Teknis), kondisi dokumen-dokumen tersebut masih sesuai dan tidak kedaluwarsa. Surat Arahan Pembuatan dokumen baru atau hanya perubahan administratif dalam proses perubahan Persetujuan Lingkungan membutuhkan Surat Arahan yang sah dari instansi terkait. Sesuai dengan ketentuan dalam PP Nomor 5 Tahun 2021, Surat Arahan ini diberikan kepada Kementerian Lingkungan Hidup atau Dinas Lingkungan Hidup (DLH) Provinsi di daerah masing-masing. Sentral Sistem Consulting memiliki kapabilitas untuk membantu pemrakarsa dan perusahaan dalam penapisan dan pengajuan Surat Arahan ke instansi terkait, dengan tujuan memudahkan perusahaan dalam mengurus perubahan Persetujuan Lingkungan.

Manajemen Review yang efektif merupakan kegiatan berkala yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu yang sedang berjalan. Seringkali, kita melakukan review dengan cara menyajikan laporan hasil pekerjaan yang telah dilakukan berdasarkan target yang telah ditetapkan. Namun, apakah hanya menampilkan laporan sudah cukup? Jika hanya sampai pada tahap penyajian laporan, maka Manajemen Review belum efektif karena tidak melibatkan analisis dan perencanaan tindakan selanjutnya berdasarkan hasil analisis tersebut, yang dapat membantu perkembangan organisasi. Ada tiga hal penting yang perlu dipahami ketika melakukan pertemuan atau Manajemen Review: Reporting Tahap pertama dalam Manajemen Review adalah penyajian laporan. Setiap departemen atau bagian menyampaikan hasil pekerjaan yang telah mereka capai berdasarkan target yang telah ditetapkan sebelumnya. Ini adalah langkah yang umum dilakukan dalam pertemuan harian atau bulanan. Analisis Setelah tahap pelaporan, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis data. Analisis ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil kerja berdasarkan data empiris atau statistik yang diperoleh dari lapangan. Analisis ini sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan di masa yang akan datang. Action Plan Tahap yang paling penting selanjutnya adalah menyusun rencana tindakan atau Action Plan. Seringkali, tahap ini terlupakan dalam pertemuan, padahal sangat krusial untuk menentukan langkah-langkah perbaikan atau pengembangan sistem. Action Plan bukan hanya tentang menetapkan tindakan yang diperlukan, tetapi juga menentukan batas waktu atau deadline untuk setiap tindakan tersebut. Hal ini penting agar tujuan yang ingin dicapai dapat diselesaikan tepat waktu tanpa penundaan yang tidak perlu. Jadi, penting untuk memastikan bahwa setiap Manajemen Review melibatkan ketiga elemen ini: Reporting, Analisis, dan Action Plan. Dengan demikian, organisasi akan memiliki kerangka kerja yang lebih kokoh untuk terus berkembang dan memperbaiki sistemnya.

Business Process Improvement (BPI) memiliki peran yang krusial dalam menjaga dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan. Salah satu peran utama BPI adalah meningkatkan efisiensi operasional. Ini mencakup mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, dan meminimalkan kesalahan proses. Dengan meningkatnya efisiensi, perusahaan dapat menghemat biaya operasional dan sumber daya. BPI membantu perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka. Dengan mendesain ulang proses untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan kontrol kualitas, perusahaan dapat memberikan produk atau layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Melalui identifikasi dan eliminasi pemborosan dalam proses bisnis, BPI dapat mengarah juga pada pengurangan biaya yang signifikan. Ini bisa berupa pengurangan biaya produksi, pengeluaran operasional yang lebih rendah, atau pengurangan kebutuhan tenaga kerja. BPI dapat membantu perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar yang terus berubah. Dengan kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat dan efisien, merespons perubahan permintaan pelanggan, maka perusahaan dapat mempertahankan atau meningkatkan pangsa pasarnya. Kemudian, proses bisnis yang dioptimalkan memungkinkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada inovasi. Tim dan departemen dapat bekerja lebih efisien, memungkinkan pengembangan produk atau layanan baru. Dengan menerapkan BPI, perusahaan dapat mempromosikan budaya perbaikan berkelanjutan. Karyawan terlibat dalam proses perbaikan dan merasa memiliki peran dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Secara keseluruhan, peran BPI adalah untuk membantu perusahaan mencapai efisiensi, kualitas, dan daya saing yang lebih baik. Dengan fokus pada perbaikan proses yang berkelanjutan, perusahaan dapat memaksimalkan nilai mereka dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.