Tuntutan bisnis saat ini mengharuskan perusahaan untuk melakukan improvement. Semua sadar bahwa improvement perlu dan wajib dilakukan, namun pada kenyataannya improvement tidak kunjung terlaksana. Berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan improvement di banyak perusahaan, baik improvement kecil hingga improvement besar seperti program Transformasi perusahaan, ada 2 faktor  penyebab kenapa Improvement tidak kunjung terlaksana. Faktor teknis dan Faktor non teknis.

1. Faktor Teknis terkait dengan pengetahuan dan kreatifitas yang terbatas,
2. Sedangkan Faktor non teknis adalah mengenai penyebab dari dalam diri manusia atau dari dalam diri organisasi.

Didalam artikel ini saya ingin membahas mengenai faktor non teknis, kenapa improvement tidak terjadi. Saya menyoroti 2 faktor non teknis yang sering terjadi di Perusahaan.  

1. Personal merasa bahwa masalah terjadi karena faktor eksternal (orang atau departemen lain). Jika Personal berpikir bahwa masalah terjadi karena eksternal, maka tidak akan ada improvement. Personal akan berpikir bahwa yang harus melakukan improvement adalah eksternal sedangkan eksternal pun memiliki pemikiran yang sama, yang harus melakukan improvement adalah orang lain. Misalnya :
   1. Salah satu karyawan berpikir bahwa masalah terjadi karena Manajemen tidak support (Faktor eksternal), “Improvement akan bisa dilakukan jika Manajemen mensupport. Jika Manajemen tidak mensupport, improvement tidak akan bisa terlaksana”. Dalam hal ini tidak akan terjadi improvement karena Personal yang bersangkutan menunggu  manajemennya bergerak.
   2. Disisi lain, Manajemen berpikir dari sisi yang berbeda: bahwa masalah terjadi karena bawahan yang kurang bisa diandalkan. “Seharusnya bawahan saya bisa berpikir, harus mau melakukan improvement. Masa harus saya yang mengajari mereka untuk melakukan improvement ? Pekerjaan saya sudah banyak”. Karena berpikir yang harus melakukan improvement adalah bawahan, sedangkan bawahannya berpikir Improvement harus dimulai dari Manajemen, maka terjadi kondisi saling tunggu. Bawahan menunggu Manajemen Support, disisi lain, Atasan menunggu adanya inisiatif dari bawahan untuk melakukan improvement.

Improvement hanya menjadi wacana yang dibicarakan, namun tidak ada yang bergerak untuk melakukan improvement.

Untuk mengatasi masalah ini, perlu ada penekanan atau pemaksaan untuk setiap orang, baik bawahan maupun atasan untuk menyodorkan rencana improvement yang BISA MEREKA LAKUKAN. Jadi kita memaksa mereka untuk melihat improvement yang berada dalam jangkauan mereka, bukan mengkritisi improvement yang harus dilakukan oleh orang lain.

Data rencana improvement yang keluar dari masing-masing personal akan bisa memberi gambaran mengenai kualitas seseorang. Data ini akan sangat berguna untuk mencari calon Pemimpin yang pintar membaca situasi dan memiliki pemikiran improvement yang cukup baik. 

2. Terjebak dengan rutinitas. Seringkali keinginan untuk improvement ada, rencana sudah dibuat. Namun saat sibuk dengan rutinitas, saat ada masalah (kebakaran), program improvement di kesampingkan, ditunda. Kemudian ada masalah lagi, program improvement ditunda lagi, demikian seterusnya hingga akhirnya program improvement hanya menjadi wacana. Istilah yang sering saya gunakan untuk menggambarkan situasi ini adalah “Perusahaan terjebak dengan pilihan URGENT VS IMPORTANT”
   1. Urgent adalah kebakaran, masalah harian yang harus segera diselesaikan
   2. Important adalah improvement untuk menjadi lebih baik, membereskan masalah2 kronis.

Saat seseorang mendapat pilihan Urgent vs Important, pada umumnya orang akan lebih memilih yang Urgent.

Untuk mengatasi masalah ini, saya menyarankan untuk Perusahaan fokus untuk berpikir efektif dulu, jangan ke efisiensi. Tambah orang, kejar improvement supaya masalah bisa cepat diselesaikan. Dengan masalah yang turun, sebenarnya Perusahaan juga sudah melakukan efisiensi, mengurangi biaya In-efisiensi. Bahkan seringkali pengurangan biaya in-efisiensi jauh lebih besar dari penambahan orang.

Kesimpulannnya : Selain faktor teknis, Perusahaan juga perlu memikirkan faktor non teknis, yang bisa menghambat terlaksananya program improvement. Perusahaan perlu memiliki sistem manajemen kelola improvement yang terstruktur disertai dengan disiplin sistem kontrol project improvement. Pada tahap awal Perusahaan perlu memecahkan telur improvement, untuk membantu meningkatkan kepercayaan bahwa improvement itu bisa, bahwa improvement tidak bisa perlu eksekusi bukan hanya diwacanakan.

Mudah-mudahan artikel ini bisa memberi inspirasi. Jika Perusahaan Anda kesulitan dalam melakukan improvement, Anda bisa berdiskusi atau menggunakan jasa kami untuk membantu merealisasikan program improvement pada Perusahaan. Sentral Sistem siap membantu mendampingi perusahaan untuk menjalankan program improvement hingga improvement berhasil di lakukan. Perusahaan hanya perlu membayar jika improvement berhasil dilakukan.

Sentral Sistem Consulting merupakan jasa konsultan bisnis yang berfokus pada strategi manajemen untuk meningkatkan kinerja perusahaan baik dari segi Bisnis, Mutu, K3, maupun Lingkungan.