Di era digitalisasi ini, banyak teknologi telah dikembangkan untuk mempermudah pekerjaan manusia serta meningkatkan efisiensi di perusahaan. Sistem-sistem otomatis telah banyak ditemukan dan diadopsi dalam kehidupan sehari-hari. Contohnya, ketika kita berbelanja di minimarket maupun tenant-tenant makanan, kita dapat melakukan proses pembayaran di kasir menggunakan QR Code. Ini memungkinkan munculnya informasi tentang jumlah barang dan harga yang harus dibayar tanpa perlu melihat daftar harga atau menghitung secara manual. Proses ini sangat efisien dan akurat, menghemat waktu dan meningkatkan akurasi melalui otomatisasi.
Tidak hanya di minimarket, konsep otomatisasi juga dapat diterapkan dalam perusahaan manufaktur, terutama yang memiliki omset besar. Contoh penerapan ini adalah pada perusahaan yang memiliki tingkat penjualan dan pengiriman yang tinggi, seperti perusahaan make to stock. Penerapan sistem otomatis dalam pembuatan surat jalan dan pengelolaan stok barang jadi (finished goods) dapat sangat membantu.
Sayangnya, pada saat ini belum banyak perusahaan yang menerapkan otomatisasi dalam proses pengiriman produk. Masih banyak dari mereka yang membuat surat jalan atau mencatat stok secara manual. Hal ini membawa risiko seperti:
Ini bisa mengakibatkan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan informasi pada surat jalan, meningkatkan risiko kesalahan pengiriman dan biaya tambahan untuk pengiriman ulang.
Kesalahan dalam pencatatan stok manual sering kali mengakibatkan selisih stok saat melakukan stok opname. Ini disebabkan oleh kesalahan pencatatan jumlah barang pada surat jalan. Selisih ini mengakibatkan perusahaan harus menghabiskan waktu untuk koreksi data daripada fokus pada improvement perusahaan.
Penerapan otomatisasi dalam proses pengiriman produk dapat mengurangi risiko-risiko ini. Dengan menggunakan QR Code untuk setiap produk, perusahaan dapat mengambil manfaat dari otomatisasi ini, di antaranya:
Proses pemindaian QR Code memiliki tingkat akurasi lebih tinggi dibandingkan pembuatan surat jalan secara manual oleh staf yang berisiko membuat kesalahan dalam memasukkan detail barang.
Keuntungan ini muncul dari integrasi sistem yang lebih baik, mulai dari pembuatan pesanan hingga pemeriksaan kualitas. Semua tahap ini dapat dilacak melalui pemindaian QR Code, menghindari kesalahan input data.
Keuntungan lain dari otomatisasi adalah pencatatan stok yang berjalan otomatis. Saat melakukan pemindaian, sistem secara otomatis akan mencatat perubahan kepemilikan barang, termasuk jenis barang, ukuran, dan tanggal pemeriksaan kualitas. Hal ini mengurangi risiko kesalahan saat mengambil barang dari gudang dan secara akurat mengurangi stok di gudang.
Dengan demikian, penerapan sistem otomatisasi dengan menggunakan QR Code dalam pengiriman produk memiliki potensi besar untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan pengelolaan stok dalam perusahaan.