Setiap hari Senin, PT. ABC selalu mengadakan kegiatan upacara pagi atau yang dalam manufaktur Jepang dikenal sebagai ASAKAI. Dalam kegiatan tersebut, pihak manajemen menyampaikan kebijakan mutu, sasaran mutu, serta isu-isu dari minggu sebelumnya dan isu-isu eksternal yang dapat mempengaruhi bisnis perusahaan. Pertanyaannya: Apakah kegiatan tersebut dapat dianggap sebagai komunikasi? Jawabannya: Ya. Definisi komunikasi adalah interaksi di mana dua orang atau lebih saling membangun atau pertukaran informasi, yang pada akhirnya mencapai saling pemahaman.

Organisasi mungkin telah berusaha yang terbaik dalam mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Organisasi juga memiliki tim yang handal dalam merancang produk serta sekelompok operator ahli dalam memproduksi produk. Namun, jika semua ini tidak dihubungkan melalui komunikasi yang baik, perbedaan persepsi antar fungsi dapat terjadi, menyebabkan kesenjangan antara harapan pelanggan dan produk yang dihasilkan. Inilah mengapa klausul 7.4 ISO-9001:2015 digunakan: komunikasi untuk meniadakan gap persepsi.

Persyaratan komunikasi dalam ISO-9001:2015 lebih terperinci daripada edisi sebelumnya. Dalam ISO-9001:2015, diharuskan agar komunikasi internal dan eksternal terkait sistem manajemen mutu dilakukan secara sistematis dengan menentukan konten komunikasi, waktu komunikasi, penerima komunikasi, dan cara penyampaian komunikasi.

Meskipun tidak ada persyaratan dokumentasi secara khusus untuk pasal komunikasi, adalah bijaksana untuk mencatat apa, kapan, siapa, dan bagaimana aktivitas komunikasi terjadi. Notulensi dalam rapat atau daftar agenda pertemuan dapat memenuhi kebutuhan dokumentasi ini.

Manajemen puncak harus merencanakan metode komunikasi internal dan eksternal yang efektif dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Salah satu cara formal untuk mengatur komunikasi dalam organisasi adalah dengan menyusun matriks komunikasi. Kemungkinan besar, Anda sudah melakukan banyak komunikasi dengan pemangku kepentingan, baik di internal maupun eksternal. Matriks komunikasi berfungsi sebagai ringkasan untuk melihat seluruh komunikasi secara makro, sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan dan tumpang tindih dalam komunikasi.

CONTOH MATRIKS KOMUNIKASI