Konteks organisasi adalah faktor-faktor yang mempengaruhi cara sebuah organisasi beroperasi, mengembangkan strategi, dan mencapai tujuannya. Konteks organisasi melibatkan pemahaman tentang berbagai aspek yang dapat memengaruhi kinerja dan keberhasilan organisasi.

Apa saja yang perlu dibahas dalam konteks organisasi?

Manual Mutu

Manual Mutu Perusahaan (Quality Manual) adalah dokumen tertulis yang menggambarkan dan menjelaskan sistem manajemen mutu suatu organisasi atau perusahaan. Manual Mutu ini biasanya digunakan dalam konteks standar internasional ISO 9001:2015, yang merupakan standar manajemen mutu yang umum digunakan.

Manual mutu biasanya berisikan tentang:

  1. Kata Pengantar
  2. Visi dan Misi
  3. Struktur Organisasi
  4. Kebijakan Perusahaan
  5. Prosedur Utama Proses
  6. Sasaran perusahaan
  7. Cross Reference Sistem Management Standard

Isu Internal dan Eksternal

Isu internal dan eksternal perusahaan adalah dua jenis faktor yang dapat mempengaruhi operasi, strategi, dan kinerja organisasi. Kedua jenis isu ini digunakan dalam analisis lingkungan bisnis dan perencanaan strategis untuk membantu organisasi memahami tantangan dan peluang yang dihadapi. Kedua faktor tersebut bisa menjadi masukan yang positif maupun negatif bagi organisasi.

Faktor yang menjadi pertimbangan saat melakukan pembahasan terkait Isu Internal dan Eksternal:

  1. Hukum
  2. Teknologi
  3. Kompetitor
  4. Pasar
  5. Budaya
  6. Masyarakat
  7. Lingkungan Ekonomi

Harapan dan Kebutuhan Pihak-pihak Berkepentingan

Identifikasi pihak berkepentingan bisa dikategorikan sebagai bagian atau organisasi internal maupun eksternal yang memiliki interaksi terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Identifikasi tersebut harus dijelaskan kedalam alasan penetapannya.

Harapan dan kebutuhan pihak berkepentingan adalah dua aspek penting yang harus dipahami oleh organisasi ketika berinteraksi dengan individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam operasi dan hasil organisasi.

Faktor yang dimasukkan kedalam identifikasi pihak berkepentingan antara lain terkait dengan:

  1. Alasan Penetapan Pihak Berkepentingan
  2. Kebutuhan dan Harapan
  3. Risiko jika tidak dipenuhi
  4. Peluang jika terpenuhi
  5. Pengukuran Tingkat Resiko
  6. Penanganan Resiko

Ruang Lingkup Sistem Management Mutu

Ruang lingkup perusahaan mengacu pada batasan atau wilayah operasional dan fungsional dari sebuah organisasi atau perusahaan. Ini adalah gambaran tentang apa yang termasuk dalam lingkup operasi perusahaan dan apa yang tidak termasuk. Ruang lingkup perusahaan dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tergantung pada jenis bisnis, tujuan, dan strategi perusahaan.

Ruang lingkup proses adalah elemen penting dalam manajemen proses bisnis, karena membantu dalam memfokuskan upaya, mengukur kinerja, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.

Faktor yang dimasukkan kedalam identifikasi Ruang Lingkup Sistem Management Mutu antara lain terkait dengan:

  1. Objective Proses
  2. Input Proses
  3. Output Proses
  4. Ruang Lingkup Proses/Batasan Proses
  5. Metode Evaluasi Proses
  6. Peluang Perbaikan
  7. History Problem/Riwayat Masalah

Activity Plan

Activity plan adalah dokumen tertulis yang merinci langkah-langkah dan aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu proyek, program, atau kegiatan. Activity plan digunakan sebagai panduan operasional yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian kegiatan atau tugas yang ada dalam suatu proyek atau program. Dokumen ini sering digunakan dalam berbagai konteks, termasuk manajemen proyek, manajemen acara, pendidikan, dan banyak bidang lainnya.

Elemen-elemen yang biasanya terdapat dalam activity plan meliputi:

Tujuan dan Sasaran

Activity plan biasanya dimulai dengan merinci tujuan atau sasaran dari kegiatan atau proyek tertentu. Tujuan ini harus jelas dan terukur sehingga aktivitas yang direncanakan dapat diarahkan untuk mencapainya.

Deskripsi Kegiatan

Activity plan mengidentifikasi dan menjelaskan aktivitas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Aktivitas ini diuraikan dalam detail dan disusun dalam urutan yang logis.

Waktu dan Jadwal

Activity plan mencakup jadwal waktu untuk setiap aktivitas, termasuk tanggal mulai dan selesai serta durasi perkiraan. Ini membantu dalam mengatur prioritas dan mengelola waktu dengan efisien.

Sumber Daya

Dokumen ini juga mencantumkan sumber daya yang diperlukan untuk setiap aktivitas, seperti anggaran, personil, peralatan, dan material.

Tanggung Jawab

Activity plan menyebutkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas. Ini membantu dalam menentukan siapa yang harus melaksanakan tugas tertentu.

Pemantauan dan Evaluasi

Activity plan dapat mencakup indikator kinerja atau metrik yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan kegiatan. Ini juga mungkin mencakup titik-titik evaluasi di mana kinerja akan dievaluasi.

Risiko dan Manajemen Risiko

Dokumen ini bisa mencakup identifikasi risiko yang terkait dengan kegiatan dan strategi untuk mengelolanya jika terjadi.

Dokumentasi dan Pelaporan

Activity plan mungkin mencantumkan persyaratan dokumentasi dan pelaporan yang harus dipenuhi selama pelaksanaan kegiatan.

Activity plan membantu memastikan bahwa suatu kegiatan atau proyek berjalan sesuai rencana, memungkinkan pemantauan yang efektif, dan memberikan dasar untuk perbaikan jika diperlukan. Selain itu, activity plan dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif kepada semua pihak terkait sehingga semua orang memahami