Butuh bantuan? Chat dengan kami via WhatsApp
Penulis: Lisdyanto, dipl.lng, dipl.wirt.lng
Event Internal Audit adalah aktivitas yang menantang sekaligus memberikan manfaat bagi peningkatan kinerja perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen standar apapun.
Dalam praktiknya, proses audit tidak selalu berjalan mulus, dan seringkali auditor akan menghadapi beberapa masalah umum dalam pelaksanaannya. Artikel ini akan membahas beberapa masalah tersebut dan bagaimana cara mengatasinya secara efektif.
Dokumentasi Penting (Yang Diperlukan) Tidak Sepenuhnya Cukup
Salah satu masalah paling umum yang dihadapi auditor adalah kurangnya dokumentasi yang memadai dari pihak yang diaudit. Dokumentasi sangat penting untuk mendukung asersi dan transaksi dalam laporan kegiatan suatu fungsi operasional (misalnya: departemen Produksi, departemen PPIC, dan lain-lain), serta untuk memberikan bukti pengendalian dan prosedur internal.
Tanpa dokumentasi yang tepat, akan sulit untuk melaksanakan prosedur audit dan pengujian, dan auditor mungkin tidak dapat menyatakan opini atas hasil audit yang dilakukannya. Untuk mengatasi masalah ini, auditor perlu berkomunikasi secara jelas dan sejak awal dengan pihak yang diaudit mengenai persyaratan dan tenggat waktu dokumentasi, serta menindaklanjuti secara berkala untuk memastikan bahwa mereka menyediakan dokumen yang diperlukan. Auditor juga harus mendokumentasikan berbagai kesulitan atau keterlambatan dalam memperoleh dokumentasi, serta dampaknya terhadap ruang lingkup audit, dan memformulasikan temuan atau pendapat auditor.
Ketidaksesuaian (Non-Compliance) dengan Standar
Masalah umum lainnya yang ditemui auditor adalah ketidakpatuhan pihak yang diaudit terhadap standar, peraturan/persyaratan, atau kebijakan Sistem Manajemen Standar yang diadopsi oleh perusahaan.
Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan kesalahan, salah saji, atau bahkan dugaan fraud/penyalahgunaan. Untuk mengatasi masalah ini, auditor perlu mengidentifikasi standar, peraturan, atau kebijakan relevan yang berlaku bagi pihak yang diaudit, serta proses dan jenis industrinya, dan menilai kepatuhannya terhadap standar tersebut. Auditor juga harus melakukan pengujian substantif dan prosedur analitis untuk mendeteksi adanya penyimpangan atau anomali signifikan.
Resistensi atau (sikap) permusuhan dari auditee
Masalah umum ketiga yang dihadapi auditor adalah penolakan atau sikap permusuhan dari pihak yang diaudit. Pihak yang diaudit tidak mau bekerja sama (bersikap supportif) dengan permintaan audit, memberikan informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap, atau mempertanyakan metode atau temuan audit.
Perlawanan atau sikap permusuhan dapat berasal dari berbagai faktor, seperti ketakutan, ketidakpercayaan, atau kesalahpahaman terhadap proses dan tujuan audit. Untuk mengatasi masalah ini, auditor perlu menjalin hubungan baik dan kepercayaan dengan pihak yang diaudit, serta menjelaskan tujuan dan manfaat audit. Auditor juga harus bersikap hormat, profesional, dan objektif dalam berinteraksi dengan pihak yang diaudit, serta mengatasi segala kekhawatiran atau masalah yang mungkin mereka miliki. Auditor juga harus meminta umpan balik dari pihak yang diaudit dan komite audit, serta menyelesaikan setiap konflik atau perselisihan dengan cara yang konstruktif.
Dilema teknis atau etika
Masalah umum keempat yang dihadapi auditor adalah dilema teknis atau etika. Dilema teknis adalah situasi ketika auditor tidak yakin tentang cara menerapkan standar, teknik, atau alat audit pada skenario atau masalah audit tertentu.
Dilema etika adalah situasi ketika auditor dihadapkan pada konflik kepentingan atau tekanan yang dapat membahayakan integritas, objektivitas, atau independensi auditor. Untuk mengatasi masalah ini, auditor perlu berkonsultasi dengan sumber panduan yang relevan, seperti standar audit, manual, atau pakar, dan menerapkan penilaian profesional serta skeptisisme yang dimiliki auditor. Auditor juga harus mengikuti prinsip etika dan kode etik profesi serta melaporkan segala pelanggaran atau ancaman terhadap etika atau independensi auditor kepada pihak yang lebih berwenang.
Keterbatasan waktu dan sumber daya lainnya (yang kritikal)
Masalah umum kelima yang Auditor hadapi adalah keterbatasan waktu dan sumber daya (kritikal) lainnya. Audit adalah proses yang kompleks dan menuntut yang memerlukan banyak waktu dan sumber daya, seperti staf, peralatan, atau perangkat lunak. Namun, Auditor mungkin tidak selalu memiliki cukup waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas dan tujuan audit, terutama jika ruang lingkup dan kriteria auditnya begitu besar dan kompleks, dan atau (adanya) perubahan atau masalah yang tidak terduga dalam proses audit.
Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan perencana-an dan pengatur-an waktu dan sumber daya secara efisien dan efektif. Auditor juga harus memprioritaskan tugas dan tujuan audit, serta mengalokasikan waktu dan sumber daya, sesuai dengan itu. Auditor juga harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim audit dan pihak yang diaudit, serta menyesuaikan rencana dan ruang lingkup audit sesuai kebutuhan.
***
Divisi Quality Sentral Sistem Consulting siap melayani Anda untuk memberikan konsultasi Quality Improvement System untuk industri otomotif (IATF 16949:2016) atau Quality Management System yang digunakan untuk berbagai organisasi dan membantu melayani Sertifikasi & Pelatihan ISO, antara lain ISO 9001, ISO ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 27001, ISO 50001.
Info lebih lanjut hubungi:
WA/Telp: 0821-2121-9252
Email: info@sentralsistem.com
Instagram: @sentral.sistem
Linkedln: Sentral Sistem Consulting
Facebook: Sentral Sistem Consulting
What did you think of this post?
