Penulis: Achmadsyam Ramadhani
Salah satu dalam improvement perusahaan adalah melakukan digitalisasi sistem berbasis otomasi proses. Hal ini bertujuan mengubah cara lama yang serba manual atau lebih banyak membutuhkan tenaga kerja dengan menggunakan alat seadanya serta pengeluaran kertas yang cukup banyak akan mulai tergantikan dengan teknologi, hal ini juga berkaitan dalam mengikuti perkembangan Industry 4.0. Salah satunya menggunakan program otomasi seperti ERP.
Dalam mengembangkan proses otomasi tersebut, kita tidak hanya mencari program otomasi yang cocok dengan perusahaan kita. Sering kali ditemukan kendala ketika perusahaan ingin mengubah cara manual menjadi otomasi dengan mengambil keputusan “Ok, ketika akan menggunakan program ERP A, lalu untuk proses di bagian ini kita pakai program ERP B”. Setelah keputusan itu diambil, terjadilah kendala dimana setiap pengguna melakukan input, hasil output untuk proses berikutnya kurang sempurna ataupun tidak lengkap. Sehingga, pengguna program akan kembali menggunakan cara manual sebagai backup data apabila hasil output dari program ERP kurang lengkap. Akibatnya, perusahaan yang seharusnya berhasil improve dengan sistem terbaru, malah menambah tenaga kerja baru untuk membuat rekapan data manual dari program dan proses input data menjadi double input.
Ada salah satu tools yang dapat digunakan sebelum melakukan perpindahan dari proses manual ke program otomasi yaitu SIPOC.
Walaupun dari tool ini kita sudah dapat memetakan proses A sampai Z menjadi semua Business Process Mapping, tetapi untuk masuk proses otomasi saja tidak cukup. Transformasi dari proses manual ke otomasi tidak hanya sekedar membuat peta proses A sampai Z, tetapi pikirkan juga objective dari proses tersebut apakah efektif? Atau hanya sekedar memindahkan cara input manual ke program saja agar tampilan lebih menarik?. Lalu, apakah dalam mencapai objective selama ini tidak ada masalah? Tentu masih ada masalah dalam proses tersebut. Sehingga perlu adanya ilmu Risk Management dalam proses tersebut. Sehingga, saat proses berjalan harus dapat mencapai objective yang diinginkan dengan tanpa adanya masalah. Berikutnya, pedoman apa yang akan digunakan dalam proses tersebut? Standard ISO atau semacamnya yang akan masuk kebagian Reference sebelum membentuk sebuat proses inti.
Sehingga, terbentuklah SIPOC dengan tambahan ORR :
Walaupun jika diurutkan mulai dari identifikasi Supplier dan berakhiran dengan Reference, penerapan yang seharusnya berawal dari tahapan :
1.Objective
Menentukan Goals atau harapan dari proses inti. Seringkali kita langsung menetapkan proses In dan Out tanpa memikirkan goals nya. Proses yang dibuat tanpa goals sama saja seperti berjalan tanpa tujuan.
2. Risk
Menentukan apakah dari proses tersebut memiliki kemungkinan resiko masalah yang akan terjadi atau dapat juga menggunakan referensi masalah yang terjadi saat ini pada proses terebut. Pada proses Risk, disarankan gali informasi yang lebih dalam dengan melihat aktual flow process saat ini seperti apa dan apa saja masalah yang timbul pada proses aktual saat ini. Lebih baik juga melibatkan tidak hanya bagian administrasi atau operator utama, tapi juga bagian middle dan top management seperti supervisor dan manager. Tidak hanya menggali permasalahan yang ada, melainkan tentukan bagaimana solusi yang terbaik. Lakukanlah validasi terhadap ide – ide dari solusi tersebut agar terlihat solusi mana yang lebih akurat. Jika dalam tahapan Risk digali lebih dalam sampai menentukan solusi yang lakukan, maka akan semakin akurat dalam membuat membuat SIPOC dan proses Transformasi.
3.Reference
Menentukan pedoman apakah yang akan digunakan sebagai referensi. Misalnya, menggunakan Standard ISO 9001:2015, SMK3 atau semacamnya untuk membuat SIPOC lebih detil dan sudah meng-cover semua bagian penting yang disebutkan pada pedoman tersebut. Jika ketiga poin tersebut sudah dilakukan, proses pembuatan SIPOC akan menjadi lebih mudah dan pembuatan Business Process Mapping lebih jelas tidak sekedar peta In dan Out. Sehingga, ketika proses Transformasi dari manual ke sistem otomasi sudah lebih clear karena sudah teridentifikasi dengan jelas goals seperti apa, proses yang harus dilakukan agar tidak terjadi masalah dan sudah mengikuti pedoman yang berlaku. Pada akhirnya, program otomasi yang seharusnya mengikuti process mapping perusahaan yang efektif dan efisien sesuia identifikasi dari proses SIPOCORR.
Info lebih lanjut hubungi:
WA/Telp: 0821-2121-9252
Email: info@sentralsistem.com
Instagram: @sentral.sistem
Linkedln: Sentral Sistem Consulting
Facebook: Sentral Sistem Consulting
Youtube: SentralSistem
What did you think of this post?