Dalam IATF 16949:2016 pasal 9.2 disebutkan bahwa organisasi harus melaksanakan audit internal pada waktu yang terencana. Dalam kegiatan audit, terdapat tiga peran utama yang mendukung kelancaran pelaksanaan audit internal, yaitu Lead Auditor, Auditor, dan Auditee. Bagi auditor internal, ISO 19011:2018 merupakan standar internasional yang memberikan panduan dalam melakukan audit sistem manajemen. Di dalam standar tersebut terdapat sejumlah prinsip audit yang harus dipegang teguh oleh setiap auditor sebagai dasar dalam menjamin integritas, objektivitas, dan efektivitas proses audit.
Prinsip-Prinsip Audit menurut ISO 19011:2018
- Integritas
Auditor harus bersikap jujur, objektif, tidak memihak, dan independen dalam melaksanakan audit. Mereka wajib memelihara integritas pribadi maupun profesional, serta menangani informasi dengan penuh kehati-hatian.
- Kerahasiaan
Auditor harus menjaga kerahasiaan seluruh informasi yang diperoleh selama proses audit. Informasi bersifat rahasia tidak boleh diungkapkan tanpa izin dari pihak yang berwenang.
- Kompetensi dan Keterampilan
Auditor harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang memadai untuk melaksanakan audit secara efektif. Mereka juga harus terus mengembangkan dan memelihara kompetensi sesuai dengan kebutuhan dan kompleksitas audit.
- Tanggung Jawab
Auditor bertanggung jawab atas pelaksanaan audit dan hasilnya. Mereka harus memastikan audit dilakukan sesuai dengan standar, prosedur, dan etika profesional yang berlaku.
- Kolaborasi
Auditor perlu bekerja sama dengan auditee dan pihak terkait lainnya untuk mencapai tujuan audit. Mereka harus membangun hubungan yang baik, menghormati kontribusi semua pihak, dan menjaga komunikasi yang konstruktif selama proses audit.
- Pendekatan Berbasis Risiko
Auditor harus mempertimbangkan risiko-risiko yang relevan dalam merencanakan dan melaksanakan audit. Fokus utama harus diarahkan pada area yang memiliki potensi dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan efektivitas sistem manajemen.
Ada beberapa aspek penting dalam penerapan pendekatan berbasis risiko yang perlu dilakukan oleh tim auditor agar hasil audit dapat maksimal:
- Mengidentifikasi Risiko
Auditor perlu mengidentifikasi risiko-risiko yang relevan dalam konteks audit yang sedang dilakukan, termasuk risiko terkait kegagalan pencapaian tujuan, ketidakpatuhan terhadap regulasi, atau gangguan terhadap keberlanjutan operasional.
- Menilai Risiko
Risiko yang telah diidentifikasi perlu dinilai untuk menentukan tingkat keparahan dan kemungkinan terjadinya. Penilaian ini membantu auditor memfokuskan perhatian pada area yang memiliki potensi dampak tinggi.
- Perencanaan Audit Berbasis Risiko
Berdasarkan hasil penilaian risiko, auditor harus merencanakan audit dengan memprioritaskan area berisiko tinggi. Dalam tahap ini, auditor menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan strategi audit yang paling sesuai untuk mengatasi risiko tersebut.
- Melakukan Pengujian dan Evaluasi
Auditor perlu melakukan pengujian terhadap efektivitas kontrol dan mitigasi risiko yang telah diterapkan dalam sistem manajemen. Proses ini melibatkan pengumpulan bukti yang memadai untuk menilai sejauh mana sistem mampu mengurangi risiko yang telah diidentifikasi.
- Pelaporan Temuan dan Rekomendasi
Temuan audit harus dilaporkan secara jelas, termasuk risiko-risiko yang terkait. Auditor juga perlu memberikan rekomendasi yang tepat untuk membantu organisasi mengelola atau mengurangi risiko secara efektif.
- Pemantauan dan Pembaruan Risiko
Auditor harus mempertimbangkan perubahan dalam lingkungan operasional maupun kondisi internal organisasi yang dapat memengaruhi risiko yang telah diidentifikasi sebelumnya. Dengan demikian, audit tetap relevan dan berkelanjutan sesuai kondisi terkini.
Pendekatan Sistematis:
Auditor harus menggunakan pendekatan yang sistematis dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi audit. Pendekatan ini memastikan bahwa seluruh proses audit dilakukan secara terstruktur, konsisten, dan berbasis pada bukti yang relevan.
Komunikasi Efektif:
Kemampuan berkomunikasi secara jelas dan efektif dengan semua pihak yang terlibat dalam audit merupakan hal yang krusial. Auditor harus mampu menyampaikan temuan audit secara objektif, memberikan rekomendasi yang konstruktif, serta memastikan pesan diterima dan dipahami dengan baik oleh auditee maupun manajemen.
Pengawasan Mandiri:
Auditor juga perlu melakukan pengawasan mandiri terhadap kualitas dan efektivitas audit yang dilakukannya. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa seluruh proses audit sesuai dengan standar, prosedur, dan prinsip profesional yang berlaku.
Prinsip-prinsip tersebut memberikan kerangka kerja yang membantu auditor melaksanakan audit secara efektif dan menghasilkan temuan yang bermanfaat bagi organisasi. Dengan menggabungkan kompetensi teknis, integritas, dan pendekatan profesional, auditor internal dapat berkontribusi nyata dalam membantu organisasi mencapai keunggulan operasional khususnya di industri otomotif.
Selamat melaksanakan audit internal!
Divisi Quality Sentral Sistem Consulting siap melayani Anda untuk memberikan konsultasi Quality Improvement System untuk industri otomotif (IATF 16949:2016) atau Quality Management System yang digunakan untuk berbagai organisasi dan membantu melayani Sertifikasi & Pelatihan ISO, antara lain ISO 9001, ISO ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 27001, ISO 50001, ISO 37301.
Info lebih lanjut hubungi:
WA/Telp: 0821-2121-9252
Email: info@sentralsistem.com
Instagram: @sentral.sistem
Linkedln: Sentral Sistem Consulting
Facebook: Sentral Sistem Consulting
Youtube: @SentralSistem