Dasar penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah dokumen yang harus tertulis dengan jelas dan mudah dimengerti oleh setiap orang yang memerlukan. Dokumen yang rapi dan lengkap dapat sangat berguna saat perusahaan melakukan aktivitas peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).

Susunan dokumen manajemen mutu menganut aturan hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan sesuai tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Perusahaan. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan.

1. Manual Mutu, Dokumen level-1 menggambarkan kegiatan bisnis Perusahaan secara umum dalam penerapannya harus memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. Prosedur, Dokumen level-2 menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perusahaan.
3. Instruksi Kerja / Standar Operasional, Dokumen level-3 sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perusahaan. Instruksi Kerja dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
4. Rekaman, Bukti kerja yang merupakan bagian dari dokumen Mutu, dikatakan sebagai dokumen level-4. Rekaman ini berupa formulir-formulir isian, check sheet, dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri.

Prosedur pengendalian dokumen, antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk:

1. Kontrol kecukupan dokumen sebelum didistribusikan
2. Perubahan dan status revisi terbaru dokumen
3. Versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian
4. Memastikan dokumen dapat dibaca dan mudah dikenali, bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dikendalikan
5. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu. Penerapan Prosedur dokumentasi sesuai dengan Klausul Persayaratan ISO 9001-2015 Pasal 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3

Baca juga:

• 7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015
• Yang Harus Diketahui tentang Perubahan ISO/TS 16949 menjadi IATF 16949:2016
• Perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 dalam Audit Stage I
• Tidak Ada Pasal Khusus Tindakan Pencegahan pada ISO 9001:2015?
• Mengenal Teknik Audit Turtle Diagram

——

Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.