Penulis: Achmadsyam Ramadhani
Digitalisasi merupakan bentuk transformasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi berbasis digital dengan bantuan teknologi. Dalam penerapannya, perusahaan perlu memahami tujuan utama dari digitalisasi itu sendiri. Digitalisasi bukan sekadar indikator keberhasilan perusahaan dalam memindahkan proses manual seperti penggunaan dokumen hardcopy menjadi berbasis aplikasi atau sistem digital. Lebih dari itu, digitalisasi harus memberikan dampak nyata terhadap peningkatan efisiensi, efektivitas, dan kualitas kerja perusahaan. Namun, dalam praktiknya, masih banyak perusahaan yang telah menerapkan digitalisasi tetapi tetap menghadapi masalah yang sama seperti saat proses masih manual. Hal ini menunjukkan bahwa digitalisasi yang dilakukan hanya sebatas perpindahan media dari hardcopy ke softcopy, tanpa benar-benar menyentuh akar permasalahan atau meningkatkan proses bisnis secara keseluruhan.
Dalam menerapkan digitalisasi, ada hal – hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan digitalisasi.
Digitalisasi sering kali menjadi tidak efektif ketika perusahaan langsung menetapkan tujuan (goals) tanpa terlebih dahulu memahami alasan atau akar permasalahan yang ingin diselesaikan.
Contohnya, sebuah perusahaan menetapkan tujuan: “We go digital, we go international.” Kalimat tersebut memang menunjukkan semangat positif, namun perlu dipertanyakan:
Apakah setelah digitalisasi dilakukan, perusahaan otomatis menjadi internasional? Apakah dengan digitalisasi, semua masalah akan hilang begitu saja?
Idealnya, tujuan digitalisasi harus berangkat dari identifikasi masalah yang ada saat ini atau dari peluang perbaikan (improvement opportunity) yang ditemukan di lapangan. Dengan memahami akar masalah, perusahaan dapat memastikan bahwa digitalisasi benar-benar membawa perubahan yang lebih baik dan memberikan nilai tambah yang nyata.
Setelah masalah dan peluang perbaikan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menetapkan tujuan yang spesifik dan terukur. Gunakan key metrics yang relevan agar hasil digitalisasi dapat dievaluasi secara objektif.
Contohnya, di bagian Procurement ditetapkan tujuan berupa penurunan biaya (Cost Reduction) dan pengurangan waktu proses (Cycle Time Reduction) dalam pembuatan Purchase Order (PO). Dengan indikator tersebut, perusahaan dapat membandingkan performa sebelum dan sesudah digitalisasi. Selain itu, penting untuk menunjuk Leader atau PIC (Person in Charge) yang bertanggung jawab dalam mengawal proses digitalisasi hingga tujuan tercapai.
Setelah menetapkan tujuan, hindari langsung memilih tools atau program digital yang akan digunakan. Sebaliknya, lakukan identifikasi proses bisnis secara menyeluruh dan kumpulkan informasi sebanyak mungkin agar sistem digital yang dikembangkan benar-benar sesuai kebutuhan.
Tahapan ini dapat meliputi:
Pada tahap identifikasi ini, Anda akan menemukan banyak masukan atau “curhatan” dari pelaku proses di lapangan. Semua informasi tersebut perlu dicatat sebagai bahan untuk tahap selanjutnya, yaitu Business Process Re-Engineering (BPR).
Tahap ini berfungsi untuk mengembangkan solusi dan rancangan proses baru berdasarkan hasil identifikasi sebelumnya. Fokus utama BPR adalah mengatasi pain points yang ditemukan, sehingga permasalahan yang terjadi sebelum digitalisasi tidak terulang setelah sistem digital diterapkan. Sebelum implementasi digitalisasi dimulai, perlu dilakukan validasi dan klarifikasi terhadap peta proses (Business Process Mapping) hingga level 0 dan level-level di bawahnya. Tujuannya adalah memastikan bahwa seluruh alur kerja sudah jelas, efektif, dan siap untuk ditransformasikan secara digital.
Sentral Sistem Consulting merupakan konsultan strategi manajemen yang focus padda peningkatan kinerja perusahaan. Hubungi kami DISINI untuk pelaksanaan Training dan Konsultasi Peningkatan Kinerja Perusahaan.
Baca Artikel Lainnya:
What did you think of this post?