Butuh bantuan? Chat dengan kami via WhatsApp
Penulis: Hasiholan Simanjuntak
Dalam berbagai sesi pelatihan simulasi internal audit, saya masih sering menjumpai fenomena yang sama berulang kali. Seorang internal auditor memasuki area produksi membawa tumpukan kertas, berusaha tampil seserius mungkin, lalu sibuk mencocokkan dokumen satu per satu:
"SOP-nya ada tidak?"
"Checklist mesin diisi tidak?"
Kolom demi kolom diberi status OK. Auditor pamit. Audit dinyatakan selesai.
Model audit seperti ini tidak lebih dari sebuah jebakan administratif. Hasilnya? Tumpukan laporan formalitas yang sama sekali tidak menyentuh akar masalah bisnis yang sesungguhnya. Padahal, jika kita mengacu pada ISO 19011:2018, ruh utama dari internal audit adalah menjadi alat untuk menemukan peluang perbaikan (Opportunity for Improvement) bukan sekadar memastikan dokumen lengkap.
Banyak tim QMS merasa tugasnya telah tuntas begitu berhasil menyusun jadwal audit dari Januari hingga Desember. Seolah-olah, jika semua departemen sudah dikunjungi, audit dinyatakan sukses.
Padahal, ISO 19011:2018 Klausul 5.1 dengan tegas menyatakan bahwa pengelolaan program audit harus selaras dengan tujuan strategis organisasi. Jadwal hanyalah gateway bukan tujuan akhir.
Jika audit hanya sekadar menggugurkan kewajiban "yang penting sudah hadir", maka kita sedang melakukan pemborosan nyata termasuk pemborosan waktu (waste). Saya selalu menegaskan: jika hasil audit tidak berdampak pada perbaikan kinerja perusahaan, maka audit tersebut sama dengan gagal.
Audit yang matang tidak memandang auditee sebagai objek yang harus diinspeksi, melainkan sebagai mitra kerja strategis untuk mendeteksi risiko sebelum berkembang menjadi rework atau masalah produksi massal.
Bagi seorang auditor, jangan pernah memasuki ruang audit dengan kepala kosong atau hanya mengandalkan copy-paste checklist tahun lalu. Keberhasilan sebuah audit sesungguhnya sudah ditentukan jauh sebelum kita melangkah ke area auditee.
ISO 19011:2018 Klausul 6.3 menegaskan bahwa persiapan audit wajib melibatkan analisis mendalam terhadap kinerja proses dan isu-isu riil yang sedang terjadi.
Sebagai ilustrasi: sebelum memasuki area machining di sebuah perusahaan manufaktur, saya tidak langsung menanyakan SOP. Langkah pertama saya adalah meminta data performa proses grafik Xbar-R selama sebulan terakhir, misalnya. Ketika saya menemukan pola tren data yang mendekati Upper Control Limit (UCL), atau jam-jam tertentu di mana data sering keluar dari batas kendali (out of control), di situlah titik awal audit yang sesungguhnya.
Dari isu riil seperti ini, tujuan audit yang spesifik dan terukur dapat ditetapkan. Bukan tujuan generik seperti:
"Memastikan kesesuaian dengan ISO."
Melainkan tujuan yang bermakna dan dapat dievaluasi, seperti:
"Mengevaluasi stabilitas proses pembuatan sprocket tipe X dan mengidentifikasi faktor penyebab variasi di luar kendali pada shift malam."
Saat eksekusi di lapangan sebagaimana diatur dalam ISO 19011:2018 Klausul 6.4 auditor harus mengubah mindset secara fundamental. Kita bukan sedang berburu kesalahan receh (nit-picking) seperti "lupa mengisi tanggal di formulir", melainkan sedang mencari OFI (Opportunity for Improvement) yang bermakna bagi bisnis.
Suasana audit harus mengalir secara natural, namun tetap berbasis kinerja. Bandingkan dua pendekatan berikut:
Pertanyaan berbasis problem-solving akan memancing diskusi yang hidup dan produktif. Auditee tidak akan merasa diinterogasi melainkan diajak berkolaborasi untuk menemukan celah perbaikan dalam proses kerja mereka.
Karena sifat audit adalah sampling, kemampuan auditor dalam memilih sampel yang tepat dan relevan menjadi kunci efisiensi yang sesungguhnya. Prinsip sampling dalam ISO 19011:2018 Annex A.6.2 secara eksplisit menekankan pendekatan berbasis risiko (risk-based sampling).
Sayangnya, banyak auditor yang memilih "aman" dengan mengambil sampel di area yang kinerjanya sedang baik-baik saja, atau pada shift di mana operatornya paling berpengalaman. Hasilnya? Tidak ada temuan, semua tampak sempurna di atas kertas tetapi masalah di lapangan terus berulang tanpa solusi.
Perlu diluruskan satu hal: menemukan masalah di area yang sedang mengalami kesulitan bukan sebuah aib. Justru di situlah nilai tambah audit kita yang paling nyata. Temuan dari area yang struggling menjadi pintu masuk resmi bagi perusahaan untuk melakukan corrective action yang sistematis dan fundamental sehingga masalah serupa tidak akan muncul kembali.
Baca Juga:
Internal audit yang berdampak bukan tentang seberapa tebal laporan yang dihasilkan atau seberapa penuh jadwal yang tersusun. Audit yang berdampak diukur dari sejauh mana temuannya mendorong perbaikan kinerja yang nyata bagi organisasi.
Tiga prinsip yang harus dipegang setiap internal auditor:
Mari tingkatkan nilai tambah dari setiap aktivitas audit yang kita lakukan.
There is Always Room For Improvement
Divisi Quality Sentral Sistem Consulting siap melayani Anda untuk memberikan konsultasi Quality Improvement System untuk industri otomotif (IATF 16949:2016) atau Quality Management System yang digunakan untuk berbagai organisasi dan membantu melayani Sertifikasi \& Pelatihan ISO, antara lain ISO 9001, ISO 14064, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 27001, ISO 50001, ISO 37301.
Info lebih lanjut, silahkan langsung menghubungi:
Marketing Sentral Sistem Consulting
What did you think of this post?
